Новости для предпринимателей

07.10.2013 09:49

Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП

Если у предпринимателя есть все необходимые кадровые документы, и в них учтены главные особенности работы у данного ИП,  то любая, даже очень спорная ситуация, легко разрешима. Причем законным способом, исключающим финансовые и другие риски.
 Да, предприниматели не любят оформлять множество ненужных, на их взгляд, бумаг, но ведь кадровые документы  — это предмет пристального внимания не только трудовой инспекции, но и МВД, Пенсионного фонд и др.  Многие кадровые документы проверяются в ходе налоговой проверки, ведь они относятся к первичке, которая подтверждает выполнение хозяйственных операций (выплата заработной платы, налоги,  проч. расходы).
 Полный состав кадровой документации, которая должна быть у ИП, определить достаточно сложно. Окончательный перечень зависит от сферы ­деятельности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

  Необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в любой организации.
 Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе РФ. Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67 ТК РФ, трудовых книжек – статьей 66 ТК РФ, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189 ТК РФ, графика отпусков – статьей 123 ТК РФ.
 Кроме того, каждый работодатель должен, используя законодательную базу, создавать обязательные локальные нормативные акты под свою организацию. О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно (например, штатное расписание упоминается в статьях 15, 57 ТК РФ).
 Работодатели могут создавать и другие локальные нормативные документы, наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве. Эти вспомогательные документы могут регулировать процесс адаптации новых сотрудников (положение об адаптации), процесс аттестации (положение об аттестации),  требования к внешнему виду работников (дресс-код) и т.п.
 Перед Вами таблица, в которой перечислены ВСЕ кадровые документы, которые упоминаются в каком-либо законе или подзаконном акте, содержащем нормы трудового права

Таблица.1  Перечень кадровых документов

п/п

Наименование

кадрового документа

Ссылка

на законодательство

В каких случаях оформляется

1

2

3

4

1

Правила внутреннего распорядка

Статья 189 Трудового кодекса РФ

Во всех случаях — обязательно

2

Штатное расписание 

Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1

Во всех случаях — обязательно

3

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69

Во всех случаях — обязательно

4

Должностные   инструкции    по каждой должности

Единый  тарифно-квалификационный справочник

Обязательны,   если    должностные обязанности  не  отрегулированы  в трудовых договорах либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора

5

Положение    о    защите персональных данных работников            

Статья 86 Трудового кодекса РФ 

Во всех случаях — обязательно

6

Положение  об  оплате   труда премировании  работников    

Раздел VI Трудового кодекса РФ 

Обязательно, если  вопросы  оплаты труда не отрегулированы в трудовых договорах

7

Положение    об  аттестации работников        

Статья 81 Трудового кодекса РФ 

Обязательно, если эта процедура проводится

8

Инструкции по охране труда  по должностям (профессиям) 

Раздел X Трудового кодекса РФ  

Во всех случаях — обязательно

9

Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)

Раздел X Трудового кодекса РФ  

Во всех случаях — обязательно

(с  лиц, не достигших 18 лет при заключении трудового договора истребовать медицинскую справку)

10

График отпусков

Статья 123 ТК РФ

Во всех случаях — обязательно

11

Положение о коммерческой тайне

ФЗ «О коммерческой тайне»

Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан сохранять коммерческую тайну













12

Трудовой договор

Статьи 16, 56 и 67 ТК РФ

Во всех случаях — обязательно

13

Приказы директора по личному составу

ТК РФ,  Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1  

Во всех случаях — обязательно

14

Личная карточка работника

(форма Т-2)

Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1        

Во всех случаях – обязательно

15

Трудовая книжка

Статья 66 ТК РФ

Обязательна, если работник оформлен  по основному месту работы

16

Договор о полной материальной ответственности

Приложения  N  2   и   N   4   к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. N 85        

Обязательны при установлении полной материальной ответственности

17

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Статья 91 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 

Во всех случаях — обязательно

18

График сменности (при наличии сменной работы)

Статья 103 ТК РФ

Обязательно – при наличии сменной работы

19

Коллективный договор

  Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем


Как видно из таблицы, необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах (не ТК РФ), например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.
Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, должностные инструкции.
Многие виды кадровой документации необходимо вести по унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1).  Такие документы служат основанием для начисления зарплаты,  и в этом случае уже можно говорить об  их обязательности.
Нужно учесть, что все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета.
К ним относятся журналы регистрации:
приказов по личному составу,
 трудовых договоров,
личных дел,
 выдачи командировочных удостоверений,
а также журналы:
выдачи справок,
проверок состояния воинского учета,
прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и т. д.