Приложение 
к постановлению Администрации города Шарыпово
от 20.06.2017 г. № 117	

Инструкция по делопроизводству 
в Администрации города  Шарыпово и её структурных подразделениях

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством в сферах информации, делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации города Шарыпово (далее – Администрация города) и её структурных подразделений документов, в том числе в форме электронных документов. 
1.2. Инструкция устанавливает порядок приёма, учёта, подготовки, оформления, копирования (тиражирования), исполнения документов.
1.3. Положения Инструкции распространяются на порядок работы 
с обращениями граждан в Администрации города и её структурных подразделениях. 
1.4. Положения Инструкции распространяются на порядок исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, если иное 
не установлено указом Губернатора края от 26.10.2011 № 199-уг 
«Об утверждении Порядка исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации».
1.5. Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию и персональные данные, проводится в соответствиис положениями Инструкции с учетом требований законодательства в области защиты конфиденциальной информации и персональных данных. 
 Положения Инструкции не распространяются на порядок работы 
с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.
1.6. При работе с документами используется система автоматизированного делопроизводства (СЭД). 
1.7. Методическое руководство организацией делопроизводства осуществляется отделом по работе с обращениями граждан и управлению документацией Администрации города (далее – Отдел).
1.8. Руководители структурных подразделений Администрации города определяют ответственных за ведение делопроизводства, которые обеспечивают учёт и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство об их исполнении, знакомят сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.9.  Работники Администрации города, структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
1.10. В Инструкции используются следующие основные понятия:
адресант – полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица – отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина);
бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;
документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот–движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
исполнитель – муниципальный служащий Администрации города, структурного подразделения, осуществляющий подготовку проекта документа (служебного (делового) письма, телеграммы, правового акта, протокола и так далее);
номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых Отделом, с указанием сроков их хранения;
подлинник (оригинал) документа – первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;
руководитель – Глава города Шарыпово (далее – Глава города), заместители Главы города, руководители структурных подразделений Администрации города, начальники отделов Администрации города;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов 
и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

2. Организация документооборота

2.1. Прием, обработка и распределение 
входящей документации

2.1.1. В документообороте выделяются следующие документопотоки:
входящая документация;
исходящая документация;
внутренняя документация.
Входящей документацией являются документы, поступившие Главе города, заместителям Главы города, в Администрацию города. 
2.1.2. Отдел использует централизованную форму организации делопроизводства.
Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка, ведение справочной работы по документам, формирование и хранение дел, передача дел на архивное хранение осуществляется Отделом.
Прием и отправка документов осуществляется также структурными подразделениями Администрации города в соответствии с Инструкцией.
2.1.3. Корреспонденция доставляется:
фельдъегерской службой;
почтовым отделением связи;
посредством электронной почты;
представителями (экспедиторами, курьерами) органов, учреждений, организаций, физическими лицами (далее – нарочно).
Документы могут быть переданы Главе города, должностным лицам Администрации города при личном приеме.
2.1.4. Прием корреспонденции, поступившей в рабочие дни фельдъегерской службой, почтовым отделением связи, электронной почтой, нарочно, осуществляется Отделом.
2.1.5. Прием (передача) телеграмм осуществляется Отделом.
Прием (передача) факсограмм осуществляется с факсимильного аппарата Отдела, а также факсимильных аппаратов, имеющихся в структурных подразделениях.
2.1.6. Прием (передача) телефонограмм осуществляется исполнителями.
2.1.7. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, комплектность и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).
В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости – печать Отдела.
При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать Отдела на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляется.
2.1.8. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки 
и документов, наличия основных реквизитов документа (исходящего номера и даты, подписи должностного лица и иное) и приложений к нему.
При обнаружении повреждений, отсутствии подписи, документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении составляется акт приёма и первичной обработки документов в течение 1 рабочего дня со дня поступления документов.
Документ возвращается Отделом отправителю в течение 3 дней со дня согласования его возврата с Главой города и (или) со структурными подразделениями Администрации, к функциям которых относятся вопросы, изложенные в документе.
Акт приема и первичной обработки документов оформляется в соответствии с приложением к Инструкции № 1.
Ошибочно доставленные документы (в случае если адресат на конверте не совпадает с адресатом на документе) пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. 
2.1.9. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку «Лично», вскрывается, регистрируется и передается руководителю, в компетенцию которого входит рассмотрение изложенных в корреспонденции вопросов. 
2.1.10. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:
дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;
поступают письма граждан;
только по конверту можно определить адрес отправителя.
2.1.11. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации.
Список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в приложении к Инструкции № 2.
2.1.12. Направление по компетенции в соответствующий орган 
или соответствующему должностному лицу документов, поступивших руководителям и содержащих вопросы, решение которых не входит 
в компетенцию Главы города, Администрации города, осуществляется Отделом в течение 7 дней. 

2.2. Регистрация документов

2.2.1. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения 
и использования в работе, не содержащиеся в списке приложения к Инструкции № 2.
2.2.2. Документы регистрируются однократно при поступлении в Отдел. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.
Срочные документы регистрируются и доставляются руководителям незамедлительно.
Вся корреспонденция передается руководителям в день поступления или на следующий день.
2.2.3. Регистрация документов осуществляется путем внесения в журнал входящей корреспонденции Администрации города для местной корреспонденции и путём заполнения электронного регистрационного журнала в системе СЭД для корреспонденции, поступившей из краевых органов власти. 
2.2.4. На первом листе входящего регистрируемого документа в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа включает в себя: 
наименование исполнительного органа (Администрация города Шарыпово);
дату поступления документа;
регистрационный номер документа в пределах календарного года.
Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа. 
Формы регистрационных штампов приведены в приложении к Инструкции № 3.
2.2.5. Входящий регистрационный номер документа включает в себя:
номер (индекс);
порядковый номер в пределах календарного года. 
Исходящий регистрационный номер включает в себя:
номер (индекс);
порядковый номер в пределах календарного года.
В электронном регистрационном журнале порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме, после чего переносятся на документ муниципальным служащим Отдела, осуществляющим его регистрацию.
2.2.6. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются в Отдел.
2.2.7. Корреспонденция, адресованная Главе города, его заместителям регистрируется в Отделе.
Корреспонденция, адресованная руководителям и специалистам структурных подразделений, регистрируется лицами, ответственными за организацию и ведение делопроизводства в соответствующих подразделениях.
Телеграммы и телефонограммы, поступившие в Администрацию города, регистрируются специалистом Отдела в журнале, установленной формы (приложение к Инструкции № 4) с отметкой времени приёма и порядковым номером, соответствующим записи в журнале. Телеграммы и телефонограммы передаются адресатам под расписку, срочные – немедленно.
Факсограммы, поступившие в Администрацию города, регистрируются в журнале, установленной формы (приложение к Инструкции № 5) с отметкой на факсограмме времени приёма и порядкового номера, соответствующим записи в журнале. Факсограммы передаются адресатам под расписку, срочные – немедленно.
Приём электронной почты осуществляет специалист Отдела 2 раза в день с 8.00 до 8.30 и с 16.00 до 16.30. Срочные электронные документы незамедлительно пересылаются на электронный адрес исполнителя или передаются исполнителю на бумажном носителе.
Письменные обращения граждан регистрируются специалистом Отдела в журнале регистрации обращений граждан.
Заявления о приёме на работу, заявления работников о предоставлении отпусков, отгулов, об оказании материальной помощи, о переводе на другую работу, об увольнении регистрируются главным специалистом Отдела по бронированию, кадровой работе и внутреннему контролю.
2.2.8. Получение документов осуществляется в течение рабочего дня.

2.3. Отправка исходящей документации

2.3.1. Исходящей документацией являются документы, отправляемые Главой города, Администрацией города. Документы, не связанные с деятельностью Главы города, Администрации города к отправке не принимаются.
Документы доставляются:
фельдъегерской службой;
почтовым отделением связи;
посредством электронной почты;
нарочно.
2.3.2. Передача документов для отправки фельдъегерской службой осуществляется Отделом после их регистрации. 
2.3.3. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии:
точных адресов отправки с обязательным указанием индексов, 
за исключением постоянных адресатов, указанных в пункте 3.3.1.5 Инструкции;
необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки;
необходимого количества экземпляров приложений к документу;
визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами и приложениями;
списка рассылки документа;
подписи руководителя; 
ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ 
(при наличии). 
Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке 
не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.
2.3.4. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, остается в Отделе и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
2.3.5. Обработка отправляемых документов для отправки по почте включает:
сортировку и вложение в конверты;
указание адресата на конверте, а также регистрационных номеров отправляемых документов; 
определение и проставление стоимости отправления;
проставление оттиска отправителя;
передачу в отделение связи.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются
в один конверт.
2.3.6. Отправка исходящих документов осуществляется на следующий рабочий день.
Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется руководителем, его подписавшим.
Срочные документы доставляются адресатам нарочно, передаются 
для отправки фельдъегерской службой или посредством электронной почты.
2.3.7. Выдача документов на руки исполнителю или адресату допускается в исключительных случаях – в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа.
2.3.8. Исходящие документы, направленные через почтовое отделение связи, учитываются в реестрах отправляемой корреспонденции.
2.3.9. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется руководителем, подписавшим документ. 
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.
2.3.10. При передаче текстов документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:
передача исходящих документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации в Отделе;
запрещается передавать тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой о конфиденциальности «Для служебного пользования».
Подлинники документов после их передачи по факсу передаются 
в Отдел, возвращаются исполнителям либо досылаются адресатам. На визовом экземпляре отправленного по факсу документа делается отметка о том, что документ был направлен по факсу.
2.3.11. Передача электронной почты осуществляется Отделом или исполнителем.
К отправке принимаются электронные копии документов при наличии подлинника документа, подписанного Главой города, его заместителями.
Электронный документ передаётся на отправку с указанием списка рассылки документа и электронных адресов получателей.

2.4. Порядок прохождения внутренней документации

2.4.1. Внутренней документацией являются документы, создаваемые в Администрации города и адресованные руководителям. 
2.4.2. Регистрация внутренней документации осуществляется 
в порядке, аналогичном регистрации входящих документов в соответствии 
с пунктами 2.2.3–2.2.5 Инструкции.
Регистрация правовых актов Администрации города осуществляется в порядке, установленном подразделом 4.3 Инструкции.
2.4.3.  Прохождение внутренней документации на этапах ее подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих.
2.4.4. Передача внутренней документации между руководителями осуществляется через Отдел.

3. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы оформляются на бланках установленной формы 
с угловым и продольным расположением реквизитов.
Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата 
А4 (210 х 297 мм).
3.1.2. При подготовке документов Администрации города используются:
бланк распоряжения Администрации города;
бланк постановления Администрации города;
бланк письма Администрации города;
бланк приказа.
3.1.3. Бланки не применяются при ведении внутренней переписки.
3.1.4. Бланки, используемые при подготовке документов, должны применяться строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается.

3.2. Общие требования по оформлению документов

3.2.1. Общие требования по оформлению документов применяются 
в случае, если иное не установлено положениями Инструкции.
3.2.2. Документы печатаются:
с применением формата MS Word 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, с использованием шрифта Times New Roman размером 14 пт – для оформления текста и с применением формата MS Excel 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, размером 12–14 пт – для оформления таблиц; 
с использованием 1–2 межстрочных интервалов (12–14 пт).
Реквизиты документа отделяются друг от друга 1–3 интервалами.
Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал, ФИО адресата печатается через интервал после наименования должности.
В отдельных случаях размер шрифта, интервалы и межстрочные интервалы могут быть изменены.
Отдельные внутренние документы могут быть написаны от руки (заявление, объяснительная записка).
3.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный 
как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое – 
3 см; правое – 1–1,5 см; верхнее – 2 см; нижнее – 2 см.
3.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется. 
Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов «страница», «стр.» и знаков препинания.
Листы приложений к документу нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются, начиная со второго листа. 

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению отдельных реквизитов документов: 
наименование органа исполнительной власти «Администрация города Шарыпово»;
должность лица, подписавшего документ;
вид документа;
место составления (издания) документа;
справочные данные;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа; 
наименование документа; 
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
текст документа; 
отметка о наличии приложений;
подпись должностного лица;
гриф утверждения;
виза;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указание по исполнению документа;
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о конфиденциальности;
отметка «Срочно».
3.3.1.1.  Наименование должностного лица «Глава города Шарыпово», иного должностного лица «Заместитель Главы города Шарыпово», органа исполнительной власти «Администрация города Шарыпово» – автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованиям, установленным в Уставе города Шарыпово и иных нормативных правовых актах Администрации. 
3.3.1.2. Наименование должности лица, подписавшего документ
Наименование должности лица указывается на бланках писем. 
3.3.1.3. Вид документа
Наименование вида издаваемого документа включается в бланк соответствующего вида документа, а при отсутствии бланка – указывается исполнителем при подготовке документа.
Наименование вида документа не указывается в письмах.
3.3.1.4. Справочные данные 
Справочные данные указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона и факса, официальный адрес электронной почты, адрес в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
3.3.1.5. Адресат
Документы адресуют в органы, учреждения, организации, должностным лицам, физическим лицам.
Реквизит «адресат» печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8–9 см и ограничивается правой границей текстового поля документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал, ФИО адресата печатается через интервал после наименования должности.
Реквизит «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей:
Наименования органа, учреждения, организации (в именительном падеже, без сокращений), например:

	Администрация Президента Российской Федерации	

наименования структурного подразделения (в именительном падеже), например:

	Федеральная налоговая служба

Управление имущественных налогов	

указания должности получателя (в дательном падеже);
инициалов имени и отчества и фамилии (в дательном падеже), например:

	Министру юстиции 
Российской Федерации

И.О. Фамилия	

почтового адреса.
При направлении письма постоянным адресатам почтовый адрес 
в реквизите не указывается.
Постоянными адресатами являются:
федеральные органы государственной власти;
территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, расположенные на территории края;
органы государственной власти края и иные государственные органы края;
органы местного самоуправления.
В реквизите «адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита «адресат» указывается 
в последовательности, установленной Правительством Российской Федерации в Правилах оказания услуг почтовой связи:
для юридического лица – полное или краткое наименование, 
для физического лица – фамилия, имя, отчество;
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и тому подобное);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу –  после фамилии, например:

	Петрову Г.К.
Коммунальная ул., д. 00, кв. 00,
г. Красноярск,
Красноярский край,
660000	

При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 
1 интервалом.
Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом.
Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия(и)» не указывается.
Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю. 
3.3.1.6. Датой документа является:
дата подписания (правовой акт, письмо и другое); 
дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое);
дата утверждения (план, отчет и другое).
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется 
в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных без бланка, дата проставляется 
под реквизитом «место составления (издания) документа». В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется 
от предыдущего реквизита 2–3 интервалами.
Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.
При цифровом способе дату документа оформляют 
в последовательности:
день месяца – двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц – двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
год – четырьмя арабскими цифрами.
День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 11.11.2011.
При словесно-цифровом способе дату документа оформляют 
в последовательности:
день месяца – двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц – словом;
год – четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова «год» 
в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова «год» с сокращением до первой буквы.
Слово «год» либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом, например: 11 ноября  2011 года или 11 ноября 2011 г.
Документы, которые подписываются Главой города, 
в Администрации совместно с другими органами, учреждениями, организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.
3.3.1.7. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания.
При подготовке ответных писем необходимо указывать ссылку 
на исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта входит в состав реквизитов бланка 
и размещается под датой и регистрационным номером документа в составе реквизитов бланка в установленном месте.
На документах, оформленных на листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой. 
Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется 
от даты 1 интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа.
При оформлении в тексте документа ссылки на регистрационный номер документа знак номера «№» и цифры номера разделяется пробелом.
3.3.1.8. Наименование документа
Наименование документа – краткое содержание (заголовок к тексту) документа – составляется ко всем документам, за исключением:
документов, имеющих текст небольшого объема (до 4–5 строк);
телеграмм;
Наименование документа должно быть кратким, точно передавать содержание документа и должно согласовываться с наименованием вида документа.
Например:
Постановление (о чем?) «О создании комиссии по вопросам градостроительной деятельности ».
Письмо (о чем?) «О представлении информации».
Наименование документа оформляется в границах, отведенных 
для размещения данного реквизита, может занимать 4–5 строк по 28–30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым способом (без кавычек). Первое слово в заголовке пишется с прописной (заглавной) буквы. Точка в конце заголовка не ставится. 
3.3.1.9. Ссылка на исходящий номер и дату документа
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. 
3.3.1.10. Текст документа
Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля и вида документа. 
Текст документа несет основное смысловое содержание документа –  управленческое действие, решение и так далее. В связи с этим он должен быть ясным, по возможности кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст документа печатается в установленных границах полей 
через 1 межстрочный интервал и отделяется от заголовка 2–3 интервалами.
Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы, графика, карты, схемы, графического изображения или сочетания этих форм.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически 
и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей.
В первой, констатирующей, части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части, 
при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу.
Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст документа может быть поделен на структурные единицы, например, разделы, пункты. Необходимость включения в него тех или иных структурных единиц определяется исходя из вида, объема и содержания документа.
Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля.
В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире и иных символов, их отделяют друг от друга 
с помощью точки с запятой.
При необходимости применения в тексте документа сноски 
ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку.
Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственного 
после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также 
перед поясняющим текстом. На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок.
В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.
В служебных (деловых) письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» в начале письма над текстом и «С уважением» 
в заключительной части, перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма. 
Обращение к адресату центрируется относительно левой и правой границ текстового поля.
Заключительная формула вежливости печатается с абзацного отступа, отделяется запятой от последующего указания наименования должности; после запятой наименование должности указывается со строчной буквы. Возможно написание заключительной формулы вежливости руководителем от руки.
Анкетная форма представляет собой текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной – их характеристики. При построении анкеты постоянная форма информации выражается:
именем существительным в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; 
словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы; 
словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: имеете, были, находились и так далее. 
Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.
Таблица – форма представления информации (текста), характеризующей несколько объектов по ряду признаков.
Слово «Таблица» печатают строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц 
над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово «Таблица» с порядковым номером (без знака «№»). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то ее не нумеруют и слово «Таблица» не указывают.
Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – графы 
и горизонтальный – строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов – заголовок строк и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).
Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах проставляются только номера граф.
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – 
со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется 
с прописной буквы.
Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.
Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. 
В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом.
Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом. 
В конце заголовка точка не ставится.
Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф 
не допускается.
В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться 
с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста 
не ставятся.
Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать 
над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать 
после заголовка каждой графы в скобках. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести 
в отдельную графу.
Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются 
по последней (нижней) строке боковика.
Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.
В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.
3.3.1.11. Отметка о наличии приложений
Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.
Отметка о приложении используется при оформлении писем 
и приложений к планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В служебных (деловых) письмах отметка о приложении (слово «Приложение») печатается без кавычек от левой границы текстового поля под текстом письма без абзацного отступа. После слова «Приложение» ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.
Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 4 л. в 2 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении 
они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:
    
Приложение: 1. Заключение на законопроект ... на 3 л. в 2 экз.
                        2. Пояснительная записка ... на 2 л. в 2 экз.	

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом, например:

Приложение: письмо агентства труда и занятости Красноярского края 
                        от 13.06.2011 № 2571-ВН и приложение к нему, всего на 3 л. 
                        в 1 экз.	

На приложении к письму отметка о приложении проставляется 
в правом верхнем углу первого листа документа-приложения и  печатается 
от границы верхнего поля без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через 1 межстрочный интервал. Все составные части реквизита размещают флаговым способом. Длина строки не должна превышать 9–10 см и ограничивается правой границей текстового поля. 
Если в тексте документа указано несколько приложений, 
они нумеруются (например, «Приложение № 1», «Приложение № 2»). 
Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

                              	Приложение № 2
к письму от 17.02.2011 № 1-045	

3.3.1.12. Подпись должностного лица
Подпись – реквизит документа, представляющий собственноручную подпись должностного лица. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени и отчества и фамилия), например:

Первый заместитель 
Главы города Шарыпово                                  	
Подпись	
И.О. Фамилия	

Наименование должности в реквизите «подпись должностного лица» размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы текстового поля зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи в реквизите «подпись должностного лица» располагается на уровне последней строки наименования должности 
с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.
Подпись отделяется от последней строки текста либо от реквизита «отметка о наличии приложений» 2–3 интервалами.
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» 
или проставлением косой черты перед наименованием должности. 
Внесение в подписанные документы правок и дополнений 
не разрешается.
Если документ подготовлен на бланке письма, то наименование должности лица, подписывающего документ, производится без указания элементов, имеющихся на бланке. 
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:

Губернатор
Красноярского края

Подпись                           	

И.О. Фамилия    	Председатель 
Законодательного Собрания 
Красноярского края 

Подпись	

И.О. Фамилия	

При подписании совместного документа бланки писем не используют.
При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются, как правило, в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Руководитель аппарата Правительства Красноярского края	

Подпись	

И.О. Фамилия	

Начальник экспертно-аналитического отдела Правительства Красноярского края	

Подпись	

И.О. Фамилия	

В документах, составленных рабочей группой, комиссией, иным совещательным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе совещательного органа, например:

Председатель 
рабочей группы        	
Подпись	
И.О. Фамилия	

Секретарь 
рабочей группы              	

Подпись	

И.О. Фамилия	

3.3.1.13. Гриф утверждения
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от верхней границы текстового поля без кавычек.
При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения, например:

                                    	УТВЕРЖДАЮ
Глава города Шарыпово
Подпись    И.О. Фамилия
Дата	

При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами.
При утверждении документа другим документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера, например:
                                    
	УТВЕРЖДЕНО
протоколом конкурсной комиссии
от 21.03.2011 № 2	
Слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)» печатаются прописными буквами (без кавычек), после которого двоеточие не ставится. Слово «УТВЕРЖДЕН» согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения, например: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА, мероприятия –  УТВЕРЖДЕНЫ.
Все составные части реквизита размещаются флаговым способом 
и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9–10 см и ограничивается правой границей текстового поля.
3.3.1.14. Виза
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и иным документам.
Виза проектов документов руководителями включает наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой и дату. В случае если у согласующей стороны имеются замечания (предложения) к тексту документа, то указываются слова, например, «С замечаниями (предложениями)».
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе (листах), подписываются с указанием наименования должности, личной подписи визирующего, расшифровки подписи, даты и прилагаются к проекту документа.
Визы согласования располагаются ниже реквизита «подпись должностного лица» в нижней части последнего листа документа.
По решению руководителя, визирующего документ, возможно полистное визирование отдельных документов (договоров, соглашений, правовых актов и приложений к ним и иных документов) для защиты 
от возможной замены листов.
Необходимость согласования документа конкретным должностным лицом определяется руководителем, исходя из содержания документа, вида адресата и (или) предусматривается правовыми актами.
3.3.1.15. Оттиск печати
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. 
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
3.3.1.16. Отметка о заверении копии
Для свидетельствования верности копии подлиннику документа 
на последнем листе копии, на свободном месте под текстом, оформляется реквизит «отметка о заверении копии», включающий: слова «Копия верна», наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать, например:

	Копия верна
Наименование должности
Подпись        И.О. Фамилия
Дата	

Если копия документа состоит из нескольких листов, то она сшивается, на оборотной стороне последнего листа копии документа делается отметка 
о количестве листов, указывается наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Подпись должностного лица заверяется печатью. 
Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа с использованием реквизита «Отметка о заверении копии».
3.3.1.17. Отметка об исполнителе 
Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и печатается в нижнем углу у левой границы текстового поля (без абзацного отступа) лицевой или оборотной стороны последнего листа документа в две строки шрифтом Times New Roman размером 10 пт, например:

Фамилия Имя Отчество
249-00-00		

3.3.1.18. Указания по исполнению документа
Указания по исполнению документа – резолюция – оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции в формате А4 либо А6 (приложение № 10 к Инструкции). 
Формат А4 используется при наличии нескольких исполнителей, определенных руководителем, а также объемных и различных по содержанию поручений. Нужный формат резолюции выбирается при ее подготовке в системе автоматизированного делопроизводства. 
Указания по исполнению включают: инициалы имен и отчеств, фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

                                          	Р.Р. Корпенко
Т.К. Сидорову

Прошу подготовить информацию к 15.09.2011 г.

Дата                   Подпись                   		

При этом должностное лицо, указанное в резолюции первым, является главным исполнителем документа, второй и последующий – соисполнителями.
3.3.1.19. Отметка о контроле документа
Отметку о контроле проставляют ответственные за делопроизводство в Отделе на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа справа.
3.3.1.20. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит 
из слов «В дело», подписи руководителя  и даты.
Отметка об исполнении документа может дополняться информацией 
об особенностях исполнения документа: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении.
3.3.1.21. Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа. 
3.3.1.22. Отметка «Срочно»
При подготовке документов и в процессе работы с документами используется отметка «Срочно».
Отметка «Срочно» проставляется в Отделе на документах, в которых указан срок исполнения не более 3 дней, на свободном месте в правом верхнем углу документа.
	 
4. Оформление, согласование, регистрация правовых актов 
и выпуск копий правовых актов

4.1. Оформление правовых актов 

	4.1.1. Администрация города в определенных областях (сферах) муниципального управления осуществляет правовое регулирование посредством издания в установленном порядке постановлений и распоряжений Администрации города (далее – правовые акты).
	4.1.2. Постановление – форма акта обязательной силы, исходящего от органа, наделённого властными полномочиями, носящего нормативный характер, то есть устанавливающего, изменяющего или отменяющего правила поведения, рассчитанного на многократное применение и адресованное неопределённому кругу лиц. Имеет длительный срок действия, касается широкого круга организаций, учреждений, должностных лиц, независимо от их подчинённости.
	Проекты постановлений должны отвечать следующим требованиям:
соответствовать действующему федеральному и краевому законодательству, Уставу города;
быть тщательно отредактированы, иметь краткое, ясное и чёткое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с чётко сформулированными и обоснованными целями и задачами;
 если принимаемое постановление исключает действие ранее принятых нормативно-правовых актов, оно должно содержать пункт о признании их утратившими силу.
	Распоряжение – форма акта обязательной силы, исходящего от органа, наделённого властными полномочиями и имеющего, как правило, индивидуальный (ненормативный) характер – адресуется конкретным организациям или должностным лицам. Содержащиеся в распоряжении предписания исполняются в разовом порядке, но могут иметь последствия, носящие длительный характер (назначение на должность, наделение имуществом и т.д.).	
	4.1.3. Проекты правовых актов разрабатывают структурные подразделения Администрации города, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос, в соответствии с поручениями Главы города, вышестоящих должностных лиц в порядке подчинённости и в инициативном порядке.
	Проекты правовых актов оформляются в соответствии с требованиями Инструкции.
	Если основанием для издания правового акта являются нормативные правовые акты Российской Федерации, Красноярского края, то в преамбуле указывается их дата, номер и название.
	4.1.4. Проекты правовых актов печатаются на бланках установленного образца шрифтом Times New Roman размером 14 пт (по необходимости 12 пт).
	Верхнее поле устанавливается границами бланка. Левое поле составляет – 3 см, правое – 1,5 см, верхнее – 2 см, нижнее – 2 см. При оформлении правового акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2 см.
	При оформлении текста правового акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.
	Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов «страница», «стр.» и знаков препинания.
	4.1.5. Реквизиты, входящие в состав бланков правовых актов, за исключением номера и даты, печатаются при их изготовлении.
	4.1.6. Реквизиты «дата», «регистрационный номер» в правовых актах Администрации города располагаются на одном уровне и отделяются от реквизита «наименование вида правового акта» (РАСПОРЯЖЕНИЕ (ПОСТАНОВЛЕНИЕ)) 2–3 интервалами.
	4.1.7. Дата проставляется после подписания правового акта 
и оформляется цифровым способом.
	4.1.8. Регистрационный номер проставляется после подписания правового акта.
	4.1.9. Наименование правового акта Администрации города  отделяется 
от реквизита «наименование исполнительного органа» 
2 интервалами, печатается  центрованным способом прописными буквами (РАСПОРЯЖЕНИЕ (ПОСТАНОВЛЕНИЕ)) и выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце наименования правового акта не ставится. 
4.1.10. Текст в правовых актах Администрации города отделяется от реквизита «наименование правового акта» 2–3 интервалами.
	Текст правового акта печатается через 1 межстрочный интервал 
и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Каждый абзац текста правового акта начинается с абзацного отступа, расстояние  которого составляет 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля.
	Выделение в тексте правовых актов отдельных слов, частей текста, фамилий полужирным шрифтом, подчеркиванием, курсивом или иным способом не применяется, за исключением наименований приложений.
	Преамбула в постановлениях Администрации города завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ», которое печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа прописными буквами, после него ставится двоеточие, и далее излагается постановляющая часть.
	При наличии приложений к правовому акту в соответствующих пунктах текста проекта правового акта на них делаются ссылки «согласно приложению», «приложение № …».
	4.1.11. Подпись должностного лица отделяется от текста 
2–3 интервалами.
	Подпись в правовых актах Администрации города состоит из слов «Глава города Шарыпово» и инициалов имени, отчества, фамилии Главы города.
	Слова «Глава города Шарыпово» печатаются у левой границы текстового поля в одну строку. Инициалы имени, отчества и фамилия Главы города располагаются на уровне строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией и печатаются у правой границы текстового поля.

Глава города Шарыпово	Подпись	И.О. Фамилия	

В случае передачи в установленном порядке полномочий Главы города по подписанию правовых актов иному должностному лицу в правовых актах Администрации города в реквизите «подпись должностного лица» указывается фактическая должность лица, осуществляющего полномочия по подписанию правовых актов Администрации города.
	Распоряжения подписываются в 2-3-х экземплярах, постановления – в 4-х экземплярах.
	4.1.12. Приложения к правовым актам оформляются на листах бумаги формата A4.
	Размеры полей, шрифты, интервалы и межстрочные интервалы 
при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.
	Листы приложений нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются в соответствии с пунктом 4.1.3 Инструкции.
	4.1.13. При указании в тексте правового акта ссылок «согласно приложению», «приложение № …» на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается слово «Приложение» и указывается вид правового акта. Все составные части реквизита выравниваются по левой границе места расположения реквизита и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
	Например:

	Приложение № 1
к распоряжению Администрации 
города Шарыпово
от ___________ № _______	
	
4.1.14. Наименование приложения печатается центрованным способом через 1 межстрочный интервал, первое слово наименования приложения печатается с прописной буквы. Наименование приложения выделяется полужирным шрифтом, отделяется от предыдущего реквизита 2 интервалами.
	Текст от реквизита «наименование приложения» отделяется 2 интервалами.
	Наименование приложения, как правило, должно соответствовать наименованию, указанному в тексте правового акта.
	При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом, от текста раздела отделяются 1 интервалом. Точки в конце заголовков разделов не ставятся. Заголовки не выделяются полужирным шрифтом.
	4.1.15. При необходимости приложения к проектам постановлений, распоряжений должны быть подписаны руководителем структурного подразделения Администрации, его подготовившим и (или) осуществлявшим координацию подготовки, либо иным исполнителем.
	4.1.16. Образцы оформления правовых актов приведены в приложении 
№ 7 к Инструкции.
	4.1.17. Пояснительная записка к проекту правового акта печатается 
на листах бумаги формата A4 шрифтом Times New Roman размером 14 пт.
	Наименование пояснительной записки должно включать в себя наименование вида документа (пояснительная записка) и полное наименование проекта правового акта, к которому она подготовлена.
	Наименование пояснительной записки печатается с прописной буквы через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру. Точка в конце наименования не ставится.
	Текст пояснительной записки отделяется от наименования 
2–3 интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал. 
	4.1.18. Пояснительная записка подписывается должностным лицом, ответственным за подготовку проекта правового акта.
	4.1.19.  На проектах постановлений, распоряжений на обратной стороне последнего листа располагаются визы в следующей последовательности:
Исполнитель;
Юридический отдел;
Начальник отдела по работе с обращениями граждан и управлению    документацией.
	По необходимости ниже располагаются визы других должностных лиц.

4.2. Согласование проектов правовых актов

4.2.1. Оформленные на бланке установленной формы проекты правовых актов проходят процедуру согласования.
4.2.2. Согласование предусматривает поочередное направление проекта правового акта должностным лицам, участвующим в согласовании.
4.2.3. Согласование проекта правового акта должностными лицами осуществляется путем проставления визы согласования в листе согласования и на оборотной стороне последнего листа правового акта.
Должностное лицо, непосредственно осуществляющее подготовку проекта правового акта, и должностное лицо, ответственное за подготовку проекта, согласовывают его путем проставления виз в листе согласования. 
Согласование проекта осуществляется путем проставления визы в листе согласования и на последнем листе проекта. Согласование проекта иными должностными лицами осуществляется путем проставления визы в листе согласования.
4.2.4. Лист согласования состоит из лицевой и оборотной сторон. Лицевая сторона представляет собой перечень должностных лиц, которыми будет проведено согласование проекта правового акта. Оборотная сторона представляет собой список рассылки копий правового акта должностным лицам, органам, организациям, учреждениям, которым будет направлена копия правового акта после подписания. 
Образец лицевой стороны листа согласования приведен в приложении к Инструкции № 11.
4.2.5. Указание в листе согласования даты поступления проекта правового акта должностному лицу на согласование и даты согласования проекта правового акта должностным лицом является обязательным.
4.2.6. Правовую экспертизу проекта правового акта осуществляет юридический отдел Администрации города. 
При несогласии с проектом или отдельными его предписаниями заинтересованные лица, визирующие проект документа, проставляют отметку о возражении, замечании либо указывают «Замечания прилагаются» и прилагают к проекту справку с обоснованием возражений.
4.2.7. Срок согласования проекта правового акта у должностных лиц Администрации города не должен превышать 2 рабочих дней, в юридическом отделе, отделе экономики и планирования и в финансовом управлении срок согласования –  5 рабочих дней. При повторном рассмотрении проекта правового акта, в случае устранения замечаний, внесения поправок, указанных в отделах, срок согласования проекта составляет не более 2 рабочих дней каждым должностным лицом.
При превышении каким-либо органом Администрации города указанных сроков согласования должностное лицо, ответственное за подготовку проекта правового акта, обязано письменно поставить в известность Отдел.
Должностное лицо, превысившее сроки согласования, представляет письменное объяснение о причинах задержки.
4.2.8. Срок подготовки проекта и издания правового акта не должен превышать, как правило, 1 месяца.
4.2.9. Внесение замечания (предложения) по проекту правового акта оформляется в листе согласования при визировании. Замечание (предложение) по проекту правового акта должно быть мотивировано. Замечание (предложение) по проекту правового акта оформляется на листе согласования. 
4.2.10. Должностное лицо, ответственное за подготовку правового акта, либо учитывает замечания (предложения) по проекту правового акта  и вносит соответствующие изменения в проект правового акта либо оформляет письменные возражения в виде протокола (таблицы) разногласий и представляет их для ознакомления должностному лицу, внесшему замечания (предложения) в течение 10 рабочих дней со дня получения замечаний (предложений).
В протоколе (таблице) разногласий обязательным является указание спорных точек зрения должностного лица, ответственного за подготовку правового акта, и должностного лица, внесшего замечания (предложения).
Протокол (таблица) разногласий подписывается должностным лицом, ответственным за подготовку правового акта, и передается для ознакомления и повторного согласования должностному лицу, внесшему замечания 
по проекту правового акта. 
В случае учета (снятия) замечаний (предложений) по проекту правового акта должностное лицо, внесшее замечания (предложения), в листе согласования делает отметку о том, что замечания (предложения) учтены (сняты).
Образец формы протокола (таблицы) разногласий приведен 
в приложении к Инструкции № 12.
4.2.11. Должностное лицо, ответственное за подготовку правового акта, обеспечивает: 
1) согласование проекта правового акта с должностными лицами в ведении которых находится координация вопросов в соответствующей области (сфере) государственного управления, а также с руководителями органов, организаций, учреждений в случае, если такое согласование обязательно;
2) полноту и точность внесения в проект правового акта изменений по замечаниям (предложениям);
3) направление проектов правовых актов в прокуратуру в срок до 5 рабочих дней со дня согласования в юридическом отделе Администрации города в случае необходимости;
4) идентичность представляемых для подписания на бумажном носителе текстов проектов правовых актов и их электронных версий;
5) заполнение листа рассылки правового акта (оборотная сторона листа согласования);
6)  направление проектов правовых актов в электронном виде в Отдел для размещения в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на официальном сайте Администрации города (http://www.gorodsharypovo.ru)  в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в случае их официального опубликования.

4.3. Регистрация правовых актов 
и выпуск копий правовых актов

	4.3.1.	Регистрацию правовых актов осуществляет Отдел.
	В журналы регистрации постановлений и распоряжений Администрации города вносятся:
	основные реквизиты регистрации:
	дата;
	регистрационный номер;
	наименование правового акта 
	сведения об источнике опубликования (реквизиты средства массовой информации (дата и номер издания), если правовой акт подлежит опубликованию);
	4.3.2. Датой регистрации правового акта является дата его подписания Главой города.
	4.3.3. Регистрация правовых актов ведется раздельно для каждого вида правового акта.
	При регистрации правового акта проставляются порядковый номер и дата.
	4.3.4. Выпуск копий правовых актов предусматривает:
	формирование списка рассылки копий правового акта;
	обеспечение идентичности электронных версий текстов правовых актов;
	оформление копий правовых актов (выписок из правовых актов);
	изготовление копий правового акта;
	заверение печатью начальником Отдела подлинности подписи должностного лица, подписавшего правовой акт;
	рассылку копий правового акта;
	размещение электронной версии текста правового акта.
	Выпуск копий правовых актов осуществляется Отделом.
	4.3.5. Список рассылки копий правового акта формируется с учетом:
	списка рассылки, определенного исполнителем, непосредственно осуществлявшим подготовку проекта правового акта, включая дополнительный список рассылки;
	4.3.6. Идентичность электронных версий текстов правовых актов обеспечивается посредством проверки электронных версий текстов правовых актов на соответствие подлиннику текста правового акта на бумажном носителе, подписанному уполномоченным должностным лицом. При выявлении несоответствия правке подлежит электронная версия текста правового акта.
	4.3.7. Оформление копий правовых актов предусматривает полное 
и точное воспроизведение содержания подлинного документа и всех 
его реквизитов, за исключением личной подписи должностного лица, подписавшего правовой акт.
	Подлинность подписания правового акта уполномоченным должностным лицом подтверждается посредством проставления в установленном месте печати Отдела на каждом изготавливаемом экземпляре копии правового акта.
	Оформление выписок из правовых актов предусматривает воспроизведение фрагмента содержания подлинного документа. Выписки из правовых актов оформляются на бланках правовых актов.
	4.3.8. Выписка из правового акта включает в себя следующие реквизиты:
	наименование вида документа – выписка;
	дата, место издания, регистрационный номер правового акта;
	наименование правового акта;
	часть текста (необходимая структурная единица или ее часть) правового акта;
	подпись;
	оттиск печати;
	отметка о заверении копии (выписки).
	4.3.9. Оформление реквизитов выписки из правового акта осуществляется в следующем порядке. 
	Реквизит «наименование вида документа» – выписка – располагается ниже реквизита «наименование вида правового акта» в правовых актах Администрации города.
	Реквизиты «дата», «регистрационный номер» правового акта проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов в правовом акте, из которого делается выписка.
	Реквизит «часть текста (необходимая структурная единица)» включает в себя:
	преамбулу (за исключением индивидуальных правовых актов), которая, как правило, приводится полностью;
	текст необходимой (требуемой) структурной единицы правового акта,
а в случае необходимости оформления выписки из приложения – структурную единицу правового акта, содержащую ссылку на наличие приложения к правовому акту, а также заголовок к приложению и необходимую структурную единицу приложения;
	пункт, включающий сведения об источнике официального опубликования правового акта (в случае опубликования правового акта);
	пункт о порядке вступления в силу правового акта.
	В реквизите «подпись» указывается наименование должности лица, подписавшего правовой акт, инициалы его имени и фамилия, за исключением личной подписи.
	Личная подпись лица, подписавшего правовой акт на изготавливаемых выписках, не воспроизводится. Наличие подписи уполномоченного должностного лица на правовом акте подтверждается посредством проставления печати «Для документов» Отделом на каждом изготавливаемом экземпляре выписки из правового акта.
	Реквизит «отметка о заверении копии (выписки)» оформляется 
в случаях, установленных законодательством Российской Федерации и края при необходимости подтверждения верности выписки подлиннику правового акта.
4.3.10. Изготовление копий правового акта осуществляется 
в количестве, определяемом списком рассылки копий правового акта. Копии правовых актов, состоящие из более чем одной страницы, как правило, изготавливаются с уменьшением формата копирования или с использованием оборотной стороны листа (двухстороннее копирование).
	4.3.11. В соответствии с законодательством Российской Федерации 
и Красноярского края, соглашениями и договорами, одной из сторон которых является Администрация города, Отдел обеспечивает направление копий правовых актов:
	1) на бумажном носителе:
	а) адресатам, определенным исполнителем, непосредственно осуществлявшим проекта правового акта, в соответствии со списком рассылки, включая дополнительный список рассылки;
	б) в Правительство Красноярского края для включения в Регистр НПА;
	в) в прокуратуру;
	4.3.12. Копии правовых актов рассылаются адресатам на бумажном носителе в единственном экземпляре или по электронной почте, если в листе рассылки не указано иное.
	Дополнительная выдача копий правовых актов на бумажном носителе осуществляется по письменному запросу.
	
5. Подготовка и оформление служебных (деловых) писем

5.1. Подготовка служебных (деловых) писем

5.1.1. Служебные (деловые) письма готовятся:
как ответы на выполнение поручений, на письма и запросы юридических и физических лиц;
как сопроводительные письма к направляемым документам;
как инициативные письма.
5.1.2. Сроки исполнения служебных (деловых) писем устанавливаются руководителем с учетом сроков исполнения документов, установленных законодательством Российской Федерации и края, и продлеваются в порядке, установленном пунктом 8.5.3 Инструкции. 
Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе или в резолюции.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
имеющие пометку «Срочно», «Незамедлительно» (или аналогичное) – в 3-дневный срок;
имеющие пометку «Оперативно» – в 10-дневный срок;
остальные – в срок не более месяца.
Если последний день срока исполнения поручения приходится 
на нерабочий день, это поручение подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
5.1.3. Текст письма должен быть логичным, последовательным, корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно.
5.1.4. Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу.
Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться одним адресатом.
Объем письма не должен превышать двух страниц, а в случае, 
когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.
5.1.5. В письмах используются следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («Просим направить», «Направляем на рассмотрение»);
от первого лица единственного числа («Считаю необходимым», «Прошу выделить»);
от третьего лица единственного числа («Администрация города Шарыпово сообщает...», «Администрация города Шарыпово предлагает...»).
В совместных письмах текст излагают от первого лица множественного числа («Приказываем...», «Решили...»).
5.1.6. Во вступительной части формулируется тема письма. 
Вступление может содержать:
причину возникновения вопроса или его краткую историю;
ссылку на документ (правовой акт, договор, протокол) 
и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для подготовки письма;
констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Основную часть письма составляет описание события или ситуации, 
их анализ и приводимые доказательства или опровержения.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.
5.1.7. При подготовке служебного (делового) письма к рассылке 
в дополнение к ранее направленному следует в тексте письма указывать номер и дату этого письма.
5.1.8. Представляемые на подпись руководителю проекты писем  должны иметь визы согласования (по необходимости), установленные Инструкцией. 
В случае, если у согласующей стороны имеются замечания (предложения) к тексту документа, в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма указываются слова, например, «Замечания прилагаются».
Замечания (предложения) по тексту служебного (делового) письма должны быть мотивированы. Замечания (предложения) оформляются на отдельном листе бумаги и прилагаются к служебному (деловому) письму. 
5.1.9. Направляемые вместе с письмом приложения должны быть подписаны и иметь необходимые для документа реквизиты, кроме документов и приложений к ним, полученных от юридических и физических лиц и пересылаемых (возвращаемых) с данным письмом.
5.1.10.  Письма Администрации города оформляются на бланках писем Администрации города и подписываются Главой города, заместителями Главы города, должностными лицами Администрации города (приложение №  8, 9 к Инструкции). 
В случае передачи в установленном порядке полномочий Главы города по подписанию писем Администрации города иному должностному лицу, 
в письмах в реквизите «подпись должностного лица» указывается фактическая должность лица, осуществляющего полномочия по подписанию писем

Первый заместитель
Главы города Шарыпово	
Подпись	
И.О. Фамилия	

5.1.11. Письма Администрации города оформляются на бланках писем Администрации города (приложению № 8).
5.1.12. Подписание служебных (деловых) писем руководителями осуществляется на основании правового акта или иного документа, подтверждающего право подписания писем. 
5.1.13. Письма, направляемые в адрес федеральных и краевых органов исполнительной власти, Губернатора Красноярского края, Правительства края, министерств, служб, агентств края, подписываются Главой города. 
5.1.14. При направлении письма в один адрес на подпись представляются:
три  экземпляра письма, оформленных на бланке, с визой исполнителя на первом экземпляре;
три экземпляра приложения к письму при наличии ссылки 
на них в тексте письма.
5.1.15. При направлении писем, идентичных по содержанию, 
не более чем в четыре адреса, на подпись представляются:
пять-шесть экземпляров письма, оформленных на бланках;
пять-шесть экземпляров приложения к письму при наличии ссылки 
на них в тексте проекта письма;
список рассылки в случае, если в тексте письма указывается только один адресат.
5.1.16.  При направлении писем, идентичных по содержанию, 
более чем в четыре адреса, на подпись представляются:
один экземпляр письма, оформленный на бланке,  на котором, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное название (например, «Главам муниципальных образований края», «По списку» и так далее);
письма, оформленные на бланке, в количестве, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки;
один экземпляр приложения к письму при наличии ссылки 
на него в тексте письма;
список рассылки.
5.1.17. Список рассылки должен содержать точные наименования адресатов, а также их почтовые адреса, за исключением постоянных адресатов, определенных в пункте 3.3.1.5 Инструкции. Список рассылки подписывается исполнителем с проставлением даты подготовки списка рассылки.
Образец оформления списка рассылки приведен в приложении к Инструкции № 13.

5.2. Оформление служебных писем

5.2.1. Письма оформляются на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman размером 14 пт через 1 межстрочный интервал.
Каждый напечатанный лист письма, оформленный как на бланке, 
так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое – 3 см; правое – 
1–1,5 см; верхнее – 2 см; нижнее – 2 см.
Расположение реквизитов письма осуществляется в соответствии 
с пунктом 3.3 Инструкции.
5.2.2. Образец оформления письма приведен в приложении № 9 
к Инструкции.

6. Подготовка и оформление протоколов, 
поручений, перечней поручений 

6.1. Подготовка протоколов 
6.1.1. Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях совещательных органов, на оперативных и рабочих совещаниях, конференциях и деловых встречах (далее – заседания).
6.1.2. Протокол фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения. 
Протокол может в дальнейшем служить основанием для подготовки проекта правового акта.
Протокол заседания составляется в случаях, предусмотренных правовыми актами о создании совещательного органа в Администрации города, либо решение о необходимости составления протокола заседания принимает Глава города или иное должностное лицо, которое заседание  назначает и проводит.
6.1.4. Протоколы заседаний ведёт и оформляет секретарь совещательного органа или иное лицо, назначенное председательствующим.
За содержание записей в протоколе отвечают председательствующий и лицо, ответственное за подготовку протокола.
6.1.5. Текст протокола заседания содержит вводную и основную часть.
Во вводной части протокола заседания указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), присутствующих и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание.
Вводная часть протокола заседания заканчивается повесткой заседания, содержащей перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика 
по каждому рассматриваемому вопросу.
В основной части протокола заседания указывается номер вопроса 
в соответствии с повесткой заседания, содержание вопроса, ход обсуждения вопроса, мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения, 
в том числе в протокол заседания может быть включен пункт о возложении контроля на должностное лицо, ответственное за исполнение поручений протокола в целом.
6.1.6. Утвержденные на заседаниях документы, за исключением правовых актов, а также стенограммы заседаний прилагаются к протоколу заседания.
 Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола и оформляется в виде приложения к протоколу.
6.1.7. Протокол заседания может быть завизирован: 
выступавшим на заседании лицом, если такой порядок предусмотрен положением о совещательном органе, либо такое решение было принято 
в ходе проведения заседания;
иным лицом по решению председательствующего. 
Визы проставляются на последней странице протокола заседания 
в нижней части листа ниже реквизита «подпись должностного лица».
6.1.8. Протокол заседания подписывает председательствующий.  
Протокол заседания может быть подписан всеми участниками заседания, если это предусмотрено правовым актом, определяющим порядок работы совещательного органа, либо такое решение было принято в ходе проведения заседания. 
6.1.9. Срок оформления и регистрации протокола заседания не должен превышать 3-х рабочих дней со дня проведения заседания, если иной срок 
не установлен в правовом акте, определяющем порядок работы совещательного органа. 
6.1.10. Датой протокола заседания является дата проведения заседания.
6.1.11. Подписанный протокол заседания подлежит регистрации 
в Отделе. Протоколы заседаний совещательных органов регистрируются секретарем совещательного органа или иным должностным лицом по поручению председателя совещательного органа.
Регистрационный номер протокола заседания включает в себя порядковый номер в пределах календарного года.
6.1.12. Принятые решения рассылаются в виде копии протокола заседания либо выписки из протокола заседания (в случаях, установленных 
в правовых актах, определяющих порядок работы совещательного органа) в течение 5 рабочих дней с даты проведения заседания, если иной срок не установлен в правовом акте, определяющем порядок работы совещательного органа.
Рассылка осуществляется на основании списка рассылки, сформированного ответственным за подготовку протокола.
В обязательном порядке в список рассылки протокола заседания включаются должностные лица – ответственные исполнители отдельных пунктов поручений.
6.1.13. Выписка из протокола заседания – документ, представляющий точную копию части подлинного протокола заседания, относящуюся 
к тому вопросу повестки заседания, по которому готовится выписка.
Выписка из протокола заседания воспроизводит все обязательные реквизиты протокола заседания, вопрос повестки заседания, по которому готовится выписка, и текст основной части протокола, отражающий обсуждение вопроса и принятые решения.
Выписку из протокола заседания, оригинал которого хранится 
в Отделе, заверяет начальник Отдела.

6.2. Оформление протоколов

 6.2.1. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал. 
Поля документа составляют: левое – 3 см, правое – 1–1,5 см, верхнее – 2 см и нижнее – 2 см.
6.2.2. Обязательными реквизитами протокола являются: 
«наименование органа исполнительной власти края (Администрация города Шарыпово Красноярского края)» – полное официальное наименование органа исполнительной власти печатается полужирным шрифтом строчными буквами и выравнивается по центру; 
«вид документа (ПРОТОКОЛ)» – отделяется от предыдущего реквизита 1 интервалом и печатается полужирным шрифтом прописными (заглавными)  буквами и выравнивается по центру;
«вид заседания» – наименование вида заседания и/или должность председательствующего или наименование совещательного органа, указанное в родительном падеже, печатается на следующей строке 
ниже реквизита «вид документа» полужирным шрифтом и выравнивается 
по центру; 
«дата протокола заседания» печатается у левой границы текстового поля через 1–2 интервала после реквизита «вид заседания»; 
«место проведения заседания» – печатается на том же уровне, 
что и реквизит «дата протокола заседания» и располагается по центру;
«регистрационный номер протокола заседания» – печатается 
на том же уровне, что и реквизит «дата протокола заседания» и располагается у правой границы текстового поля, состоит из печатного знака 
№ и порядкового номера протокола заседания в пределах календарного года. Номера протоколов заседаний могут включать  буквенные индексы 
в зависимости от вида протокола; 
вводная часть протокола заседания – начинается со слова «Председательствовал», которое печатается полужирным шрифтом у левой границы текстового поля через 1–2 интервала ниже предыдущего реквизита. Далее (через двоеточие) на том же уровне печатается фамилия, инициалы имени и отчества, должность председательствующего;
слово «Присутствовали» печатается через 1 интервал от должности председательствующего полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются фамилии, имена 
и отчества присутствующих, а справа – наименования их должностей.
Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, который оформляется в виде приложения к протоколу, например: 

Присутствовали: (список прилагается). 

Вводная часть протокола заседания заканчивается повесткой заседания, содержащей перечень рассматриваемых вопросов. 
Слова «Повестка заседания» печатаются через 1–2 интервала от списка присутствующих у левой границы текстового поля полужирным шрифтом, 
в конце ставится двоеточие.
Далее с абзацного отступа печатается формулировка рассматриваемых вопросов. Вопросы повестки формулируются с предлогом «О» («Об») 
и печатаются с прописной буквы. Также приводятся фамилия, инициалы имени и отчества, должность докладчика. При наличии в повестке заседания нескольких вопросов они нумеруются арабскими цифрами с точкой.
Текст основной части протокола заседания отделяется от вводной части 1–2 интервалами и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания. 
Текст каждого раздела строится по схеме (за исключением текста основной части протокола рабочего совещания, который начинается 
со слова «РЕШИЛИ:»): 
СЛУШАЛИ: 
ВЫСТУПИЛИ: 
РЕШИЛИ: 
Слово «СЛУШАЛИ» печатается у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) 
с абзацного отступа указываются: формулировка вопроса (с прописной буквы), фамилия и инициалы имени и отчества докладчика и краткое изложение доклада. Если текст доклада оформляется в виде приложения 
к протоколу, делается ссылка: «Текст доклада прилагается (приложение 
№ …)».
Слово «ВЫСТУПИЛИ» печатается через 1–2 интервала 
от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа приводятся фамилия и инициалы имени и отчества выступившего (выступивших), при необходимости с указанием наименования должности (наименований должностей). Краткая запись выступления приводится 
в форме косвенной речи. Если текст выступления оформляется в виде приложения к протоколу, то делается пометка: «Текст выступления прилагается (приложение № …)».
Слово «РЕШИЛИ» печатается через 1–2 интервала 
от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа следует изложение решения (печатается с прописной буквы). Если решение по вопросу повестки заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов решения излагается с использованием неопределенной формы глагола (например: возложить, поручить, организовать и так далее). Затем 
с абзацного отступа указываются фамилия и инициалы имени и отчества ответственного за исполнение поручения протокола и срок исполнения.
Подпись председательствующего отделяется от текста основной части протокола 2–3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы имени и отчества, фамилия). 
Наименование должности печатается у левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правой границей текстового поля. 
Фамилия, имя, отчество и номер телефона ответственного 
за подготовку протокола печатаются на лицевой стороне последнего листа протокола в нижнем углу у левой границы текстового поля  шрифтом размера 10 пт. 
Образцы оформления протоколов заседаний, выписки из протокола заседания приведены в приложении № 14 к Инструкции.

6.3. Подготовка поручения

6.3.1. Поручения Главы города оформляются в виде отдельного документа в случаях, когда по своему характеру требуют срочного исполнения.
6.3.2. Поручения Главы города оформляются специалистом или начальником Отдела. 
6.3.3. Текст поручения содержит:
основание поручения;
фамилию, инициалы и должность исполнителя;
содержание поручения;
подпись должностного лица, выдавшего поручение.
6.3.4. Датой поручения является дата его подписания.
Подписанное поручение подлежит регистрации в Отделе.
Регистрационный номер поручения включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и буквы «пг», проставляемые 
после порядкового номера без пробела.
6.3.5. Поручение регистрируется и рассылается не позже рабочего 
дня, следующего за днем его подписания.
6.3.6. Копии поручений рассылаются в соответствии со списком рассылки, сформированным лицом, оформившим данное поручение.
В обязательном порядке в список рассылки поручения включаются должностные лица – ответственные исполнители поручения.

6.4. Оформление поручений 

6.4.1. Поручение оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал. 
Поля документа составляют: левое – 3 см, правое – 1–1,5 см, верхнее – 2 см и нижнее – 2 см.
6.4.2. Реквизитами поручения являются: 
«вид документа (Поручение)» – печатается полужирным шрифтом  и выравнивается по центру;
 «регистрационный номер поручения» – печатается на уровне реквизита «вид документа», состоит из печатного знака №, следующего за словом «Поручение»;
«наименование должности, инициалы и фамилия лица, выдавшего поручение» – печатается в родительном падеже полужирным шрифтом 
через 1 интервал ниже предыдущего реквизита и выравнивается 
по центру; 
«основание поручения» – печатается через 1–2 интервала ниже предыдущего реквизита с абзацного отступа;
ниже с абзацного отступа печатается слово «Кому» с двоеточием. 
На следующей строке с абзацного отступа печатаются фамилии, инициалы имен и отчеств должности лиц, ответственных за исполнение поручения; 
«содержание поручения» – печатается через 1–2 интервала ниже предыдущего реквизита с абзацного отступа;
«дата выдачи поручения» – печатается через 1–2 интервала ниже предыдущего реквизита;
«форма представления отчета о поручении» – указывается ниже предыдущего реквизита;
«срок исполнения» – печатается через 1–2 интервала ниже предыдущего реквизита;
«дата снятия с контроля» – печатается у нижней границы текстового поля с абзацного отступа;
 «отметка о снятии с контроля» – печатается выше реквизита «дата снятия с контроля» на 1 интервал с абзацного отступа;
должностное лицо, давшее поручение, ставит свою подпись у правой границы текстового поля  ниже реквизита «форма представления отчета».  
Образец оформления поручения приведен в приложении к Инструкции № 15.

6.5. Подготовка перечня поручений

6.5.1. Перечень поручений Главы города составляется по его поручению и оформляется по итогам:
рабочих поездок, рабочих совещаний (рабочих встреч) – в случае 
если руководителем, проводящим рабочее совещание (рабочую встречу), принято решение не оформлять протокол заседания;
оперативных совещаний.
6.5.2. Перечень поручений оформляется лицами, ответственными за подготовку перечня поручений (далее – ответственный за подготовку перечня поручений):
6.5.3. Перечень поручений по итогам рабочих поездок, рабочих совещаний (рабочих встреч) утверждает Глава города, выдавший входящие в него поручения. 
6.5.4. Срок подготовки и регистрации перечня поручений оперативного совещания составляет 1 рабочий день со дня проведения оперативного совещания, срок подготовки и регистрации перечня поручений по итогам рабочих совещаний, рабочих поездок (рабочих встреч) не должен превышать 3 рабочих дней со дня проведения рабочего совещания, рабочей поездки (рабочей встречи). 
6.5.5. Датой перечня поручения является дата проведения оперативного совещания, рабочего совещания или рабочей поездки (рабочей встречи), по итогам которых он сформирован.
6.5.6. Утвержденный перечень поручений подлежит регистрации в Отделе.
Регистрационный номер перечня поручений по итогам рабочего совещания, рабочей поездки (рабочей встречи) включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и буквы «гп», проставляемые после порядкового номера без пробела.
6.5.7. Принятые решения рассылаются в виде копии перечня поручений либо выписки из перечня поручений (в случаях, установленных в правовых актах, определяющих порядок работы совещательного органа) в течение 1 рабочего дня с даты их регистрации.
Рассылка осуществляется на основании списка рассылки, сформированного ответственным за подготовку перечня поручений.
В обязательном порядке в список рассылки перечня поручений включаются должностные лица – ответственные исполнители отдельных пунктов перечня поручений.
6.5.8. Выписка из перечня поручений представляет собой точную копию части подлинного перечня поручений, относящуюся к тому вопросу перечня поручений, по которому готовится выписка. 
Выписка из перечня поручений воспроизводит все обязательные реквизиты и текст пунктов перечня поручений, отражающий суть поручений, срок исполнения и ответственных за исполнение поручений.
Выписку из перечня поручений, подлинник которого хранится 
в Отделе, заверяет начальник Отдела.

6.6. Оформление перечня поручений 
по итогам рабочей поездки, рабочего совещания (рабочей встречи)
	
	6.6.1. Перечень поручений по итогам рабочей поездки, рабочего совещания (рабочей встречи) оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал. Поля документа составляют: левое – 3 см, правое – 1–1,5 см, верхнее – 2 см и нижнее – 2 см.
6.6.2. Реквизитами перечня поручений являются: 
«гриф утверждения»;
«вид документа (ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ)» – печатается ниже предыдущего реквизита на 1–2 интервала полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;
«регистрационный номер перечня поручений» – печатается на уровне реквизита «вид документа», состоит из печатного знака №, следующего 
за словами «ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ»; 
«наименование должности лица, давшего поручения» – печатается на следующей строке ниже реквизита «вид документа» полужирным шрифтом в родительном падеже и выравнивается по центру;
«наименование рабочей поездки (рабочей встречи)» – печатается в родительном падеже на следующей строке ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
 «дата рабочей поездки (рабочей встречи)» – печатается у левой границы текстового поля через 1 интервал от предыдущего реквизита словесно-цифровым способом; 
«место проведения рабочей поездки (рабочей встречи)» – печатается 
на том же уровне, что и реквизит «дата перечня поручений» и  располагается у правой границы текстового поля;
текст перечня поручений отделяется от реквизита «дата рабочей поездки (рабочей встречи)» 1 интервалом и может состоять из разделов 
и пунктов или только из пунктов. Разделы формируются в соответствии 
с вопросами, обсуждаемыми в рамках рабочей поездки (рабочей встречи), 
по итогам которого дается перечень поручений, и нумеруются римскими цифрами.
6.6.3. Текст отдельных пунктов перечня поручений печатается 
с абзацного отступа и излагается с использованием неопределенной формы глагола (например, возложить, поручить, организовать и так далее). Затем 
с абзацного отступа указываются фамилия и инициалы имени и отчества ответственного за исполнение этого пункта перечня поручений и срок исполнения.
6.6.4. Фамилия, имя, отчество и номер телефона ответственного 
за подготовку перечня поручений печатаются на лицевой стороне последнего листа перечня поручений в нижнем углу у левой границы текстового поля шрифтом размера 10 пт.

6.7. Оформление перечня поручений 
оперативного совещания

6.7.1. Перечень поручений оперативного совещания оформляется 
на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Arial Narrow, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал. 
Поля документа составляют: левое – 3 см, правое – 1–1,5 см, верхнее – 2 см и нижнее – 2 см.
6.7.2. Реквизитами перечня поручений оперативного совещания являются: 
«гриф утверждения»;
«вид документа (ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ)» печатается через 
1 интервал ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом вразрядку 
и выравнивается по центру;
«регистрационный номер перечня поручений оперативного 
совещания» – печатается на уровне реквизита «вид документа», состоит 
из печатного знака №, следующего за словом «ПОРУЧЕНИЙ»;
«наименование должности лица, выдавшего поручения» 
и «наименование вида перечня поручений», указанное в родительном падеже, печатается на следующей строке ниже реквизита «вида документа» полужирным шрифтом и выравнивается по центру; 
«дата перечня поручений оперативного совещания» – печатается через 
1–2 интервала ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом 
и выравнивается по центру;
далее через 1–2 интервала в табличной форме оформляются содержание поручения, ответственный исполнитель и срок исполнения поручения.
6.7.3. Фамилия, имя, отчество и номер телефона лица, подготовившего перечень поручений оперативного совещания, печатаются на лицевой стороне последнего листа перечня поручений в нижнем углу у левой границы текстового поля  шрифтом размера 10 пт. 
6.7.4. Образцы оформления перечня поручений по итогам рабочей поездки (рабочей встречи), выписки из него, а также оформления перечня поручений оперативного совещания приведены в приложении к Инструкции № 16.

7. Особенности оформления и регистрации
отдельных видов документов

7.1. Оформление и регистрация договоров и соглашений

7.1.1. Договоры и соглашения, подписанные Главой города 
от имени Администрации города, договоры и соглашения, одной из сторон которых является Администрация города, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.
7.1.2. Обязательными реквизитами договора и соглашения, 
если иное не установлено  нормативными правовыми актами Российской Федерации и края, являются:
вид документа;
наименование документа; 
дата документа;
место составления (издания) документа;
регистрационный номер документа;
текст документа;
подпись должностного лица;
оттиск печати.
7.1.3. Оформление реквизитов осуществляется в соответствии 
с подразделом 3.3 Инструкции, если иное не установлено в нормативных правовых актах Российской Федерации.
7.1.4. Согласование проекта договора, соглашения осуществляется 
в порядке, предусмотренном для согласования проектов правовых актов (подраздел 4.2 Инструкции), в течение 10 рабочих дней со дня поступления их руководителю на согласование. 
7.1.5. Проект договора, соглашения, предназначенный для подписания от Администрации города, подписывается Главой города. 
7.1.6. Для подписания договоры, соглашения передают в количестве экземпляров, соответствующих числу сторон (участников).
7.1.7. Регистрацию договоров, соглашений осуществляет Отдел.
Регистрации подлежат все договоры и соглашения, подписанные Главой города, договоры и соглашения одной из сторон которых является Администрация города.
Подписанные всеми участвующими сторонами и заверенные  печатями договоры и соглашения передаются на регистрацию вместе с листом согласования, замечаниями (предложениями), протоколом (таблицей) разногласий, а также визовым экземпляром в случае его наличия.
7.1.9. Договор, соглашение имеет одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания одной из сторон.
7.1.10. Регистрационным номером договора, соглашения является порядковый номер в пределах календарного года, проставляемый в Отделе и номер, проставляемый иными сторонами договора, соглашения.
7.1.11. Подлинный экземпляр договора, соглашения хранится в Отделе, или в Отделе экономики и планировании Администрации города, МКУ «Центр бухгалтерского учёта и отчётности г. Шарыпово». Порядок и сроки хранения договоров, соглашений устанавливаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел с учетом сроков действия договоров, соглашений, предусмотренных соответствующими пунктами договоров, соглашений. 
7.1.12. Изменения и дополнения к договору, соглашению оформляются, регистрируются и хранятся в порядке, предусмотренном для договоров 
и соглашений.

7.2. Оформление и регистрация доверенности

7.2.1. Доверенность оформляется для представления интересов 
и совершения действий от имени Главы города, Администрации города, в том числе действий, связанных с ведением дел в судах, антимонопольном органе, взаимодействием с федеральными органами исполнительной власти.
7.2.2. Доверенность оформляется на бланках писем Администрации города.
7.2.3. Вид документа «ДОВЕРЕННОСТЬ» печатается на расстоянии 
не менее 4 см от верхнего края листа прописными буквами, выделяется полужирном шрифтом и выравнивается по центру.
7.2.4. Обязательными реквизитами доверенности являются:
дата документа;
регистрационный номер документа;
текст документа;
подпись должностного лица;
оттиск печати.
7.2.5. Подпись должностного лица заверяется гербовой печатью.
7.2.6. Доверенность оформляется и согласовывается в порядке, установленном для исходящей документации в соответствии с подразделами 5.1, 5.2 Инструкции.
7.2.7. Доверенности, выданные от имени Главы города, Администрации города, регистрируются в юридическом отделе Администрации города и имеют порядковую нумерацию в пределах календарного года.
7.2.8. Оригинал доверенности выдается лицу, указанному 
в доверенности в качестве представителя.
Один экземпляр хранится в юридическом отделе или Отделе.
7.2.9. В случае расторжения служебного контракта с лицом, указанным в доверенности в качестве представителя Главы города, Администрации города,  до истечения срока действия доверенности оригинал доверенности подлежит возврату в юридический отдел или Отдел.

7.3. Оформление и регистрация телеграмм

7.3.1. Телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное 
для передачи средствами телеграфной связи. 
Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
7.3.2. Отправка телеграмм осуществляется на бланках телеграмм:
«правительственная» – в адрес Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов государственной власти;
«простая» – во все остальные органы, учреждения, организации, физическим лицам.
Телеграммы, оформленные на бланке «правительственная», подписываются Главой города. 
Телеграммы, оформленные на бланке «простая», подписываются Главой города, его заместителями. 
7.3.3. Телеграммы, представляемые на подпись Главе города, согласовываются в порядке, установленном для согласования служебных (деловых) писем в соответствии с пунктом 5.1.8 Инструкции. 
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа подлинника телеграммы в нижней ее части.
Телеграмма составляется в одном экземпляре.
7.3.4. Телеграммы оформляются на бланках установленной формы 
с использованием шрифта Arial размером 12 пт. 
Оформление телеграмм осуществляется в соответствии 
с требованиями, предъявляемыми к оказанию услуг телеграфной связи 
в части приема, передачи, обработки, хранения и доставки телеграмм, утвержденными приказом Министерства информационных технологий 
и связи Российской Федерации.
Напечатанный текст телеграммы должен иметь следующие размеры полей: верхнее поле ограничивается бланком телеграммы, левое – 3 см, правое – 1–1,5 см, нижнее – 2 см. При необходимости размещения текста на второй странице она оформляется без бланка, и в этом случае верхнее поле составляет 2 см.
7.3.5. В целях единообразного оформления устанавливаются требования к следующим реквизитам телеграммы: «дата документа», «адресат», «ссылка на регистрационные номер и дату документа адресанта», «текст документа», «регистрационный номер документа», «подпись должностного лица», «отметка об исполнителе». 
7.3.6. Текст адреса при оформлении телеграммы на бланке печатается прописными буквами через 1 межстрочный интервал на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа.
В состав адреса входит полный телеграфный адрес органа, учреждения, организации, физического лица.
Полный телеграфный адрес включает в себя наименование населенного пункта, наименование соответствующего субъекта Российской Федерации, название улицы, номер дома, номер квартиры – при отправке физическому лицу, наименование организации – при отправке должностному лицу, инициалы имени и отчества, фамилию получателя, например:
                                  
	КИСЕЛЕВСК
КЕМЕРОВСКОЙ
УЛ КОРОЛЕНКО 8 КВ 12
ПЕТРОВУ П.П.	

или

                                  	МОСКВА 
ПЕР РАХМАНОВСКИЙ Д 3
МИНИСТРУ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
И.О. ФАМИЛИЯ	

При направлении телеграммы должностному или физическому лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже.
При направлении телеграмм, идентичных по содержанию, 
более чем в 4 адреса, как правило, в качестве адресатов указывается 
их обобщенное наименование или используются номера схем отправки телеграмм, включающие установленный перечень адресатов, например:

                                   	ГЛАВАМ ГОРОДСКИХ ОКРУГОВ
И МУНИЦИПАЛЬНЫХ РАЙОНОВ КРАЯ	

или
                                      
	ПО СПИСКУ	

или

	СХЕМА ТРИСТА ШЕСТЬДЕСЯТ ДВА	

При указании в реквизите «адресат» обобщенного наименования адресатов составляется список рассылки телеграммы с указанием полных или условных (сокращенных) телеграфных адресов, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.
7.3.7. Телеграмма, рассылаемая по схеме – телеграмма с одним 
и тем же текстом и подписью, подлежащая передаче в различные телеграфные пункты и по различным адресам по заранее установленной, зарегистрированной и сформированной оператором связи схеме.
7.3.8. Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита 
2–3 интервалами и печатается через полуторный межстрочный интервал.
Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.
Текст печатается прописными буквами, излагается кратко, 
по возможности без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать 2 машинописных страниц.
Цифры в телеграмме указываются знаками цифр либо полными словами. Числовые значения, точность передачи которых важна для адресата, должны быть, как правило, указаны полными словами.
Знаки «точка», «запятая», «кавычки», «скобка», «вопросительный знак», «плюс», «минус» («тире»), «дробная черта», «двоеточие» оформляются в телеграмме соответствующими символьными знаками «.», «,», «(...)», «?», «+», «–», «/», «:».
Знаки «номер» и «восклицательный знак» указываются  сокращенно («нр», «вскл» соответственно).
Другие знаки могут быть написаны только полными словами.
Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков должны быть написаны в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) 
без интервала.
Символьный знак «+» (плюс) между словами, цифрами, группами букв, группами цифр и смешанными группами должен быть написан с интервалом между предшествующим и последующим словом.
Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны быть написаны с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами и знаками.
7.3.9. Подпись должностного лица отделяется от текста 
2–3 интервалами, печатается прописными буквами и оформляется 
в соответствии с пунктом 3.3.1.12 Инструкции.
7.3.10. Регистрационный номер проставляется при отправке телеграммы после текста, перед реквизитом «подпись должностного лица». Регистрационный номер состоит из порядкового номера по единой нумерации телеграмм с начала года. 
7.3.11. Дата проставляется при регистрации в правом верхнем углу телеграммы.
7.3.12. Фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя, подготовившего текст телеграммы, печатаются на последнем листе телеграммы шрифтом Times New Roman размером 10 пт.
Реквизит располагается в нижнем углу у левой границы текстового поля.
7.3.13. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
7.3.14. Образцы оформления телеграмм приведены в приложении 
к Инструкции № 17.

7.4. Подготовка и оформление актов

7.4.1. Акт составляется чаще всего комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным актом.
7.4.2. Акт оформляется на бланке Администрации города или на простом листе, перед текстом размещается заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об») с прописной буквы от левого поля документа флаговым способом.
7.4.3. Акт должен состоять из:
введения – в нём указывается основание для составления акта (правовой документ, договор и т.д.), перечисляются лица, составляющие акт, члены комиссии в алфавитном порядке;
констатирующая часть – в неё излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты и рекомендации;
заключительная часть – содержит выводы или рекомендации.
Акт может заканчиваться и констатирующей частью.
7.4.4. Акт подписывают председатель и члены комиссии и оформляется в соответствии с пунктом 3.3.1.2 Инструкции.
7.4.5. Акт подлежит утверждению  и оформляется в соответствии с пунктом 3.3.1.13 Инструкции.
Образец оформления акта приведён в приложение к Инструкции № 18.

7.5. Подготовка и оформление докладной (служебной) записки

7.5.1. Докладная (служебная) записка готовится как по инициативе должностного лица, так и по указанию Главы города, её цель – побудить Главу города или руководителя структурного подразделения принять определённое решение. 
7.5.2. Докладная (служебная) записка оформляется на бланке Администрации города или на простом листе. Перед текстом докладной (служебной) записки размещается заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об») с прописной буквы от левого поля документа флаговым способом.
7.5.3. Докладная (служебная) записка состоит из двух частей: констатирующая (описательная), в которой излагаются имевшие место факты или описываемая ситуация, вторая – где излагаются предложения, просьбы.   Образец оформления акта приведён в приложение к Инструкции № 19.

7.6. Подготовка и оформление справки

7.6.1. Справки, выдаваемые Администрацией города, включают две разновидности:
справки, информирующие о фактах и событиях служебного характера;
справки, выдаваемые гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.
7.6.2. Справка оформляются на бланке служебного письма и должна иметь реквизиты письма. 
Образец оформления акта приведён в приложение к Инструкции № 20.

7.7. Подготовка и оформление телефонограммы

7.7.1. Телефонограмма – сообщение по телефону, используемое для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда не требуется документального оформления. С помощью телефонограммы передаются несложные тексты: приглашения на совещания, заседания и т.п.
7.7.2. Текст телефонограммы оформляется на бланке служебного письма или на простом листе в одном экземпляре, должен содержать не более 50 слов, не рекомендуется употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.
7.7.3. Текст телефонограммы диктуют по телефону, чётко проговаривая, с паузами.
7.7.4. Телефонограмма должна содержать реквизиты: 
исходящий регистрационный номер; 
фамилию, имя, отчество должностного лица, отправившего телефонограмму; 
фамилию, имя, отчество должностного лица, принявшего телефонограмму, номер контактного телефона.
7.7.5. Если телефонограмма  передаётся нескольким адресатам, то к ней прилагается список рассылки с номерами телефонов.

7.8. Подготовка и оформление факсограммы

7.8.1. Факсограмма (далее факс)  - любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. 
Документы, принятые по факсимильной связи, не являются официальными документами.
7.8.2. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены  в соответствии с Инструкцией. Текст документа, отправляемого по факсу, должен быть  чётко читаемым.

8. Организация работы  и контроль 
за исполнением документов

8.1. Организация контроля за исполнением документов

8.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного 
и качественного исполнения заданий, зафиксированных в документах, 
или данных по ним поручений (резолюций). 
8.1.2. Контроль за исполнением документов включает:
постановку на контроль;
доведение поручения (документа) до исполнителя;
проверку хода его выполнения;
учет и анализ результатов исполнения;
информирование руководителя об исполнении документов.
8.1.3. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов, в том числе:
поручений и указаний Президента Российской Федерации;
поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации и в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации;
поручений Губернатора края, первого заместителя Губернатора края – председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края – руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края – заместителей председателя Правительства края, заместителя Губернатора края – первого заместителя руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края; 
поручений, содержащихся в правовых актах;
поручений, содержащихся в протоколах заседаний и перечнях поручений; 
поручений, содержащихся в резолюциях руководителей, данных 
по депутатским обращениям и запросам, представлениям, предостережениям, требованиям и протестам прокуратуры, запросам и предписаниям Счетной палаты края;
поручений, данных по письмам федеральных органов государственной власти, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, требующих ответа;
поручений, данных по итогам рассмотрения иных документов, которые содержат в резолюции формулировки: «представить», «внести», «доложить», «информировать», «подготовить проект» и тому подобное.
8.1.4. Лица, ответственные за исполнение документов, стоящих на контроле:
за поручениями, данными Главой города в постановлениях, распоряжениях – лицо, на которое возложен контроль за исполнением постановления, распоряжения;
за поручениями Главы города, зафиксированными в протоколах аппаратных совещаний – лицо, которому дано поручение;
за поручениями Главы города, первого заместителя Главы города – лицо, которому дано поручение; 
за исполнением документов со сроками – исполнитель, указанный в резолюции Главы города;
за исполнением служебных документов – специалисты, ответственные за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации;
за решениями комиссий – ответственный секретарь комиссии;
за рассмотрением обращений граждан – специалист Отдела.

8.2. Организация работы с документами

8.2.1. Рассмотрение документов руководителями осуществляется, 
как правило, в день их поступления.
Документы исполнителю передаются, как правило, в день 
их рассмотрения руководителем или на следующий день.
Документы, требующие по своему характеру срочного исполнения, передаются на рассмотрение руководителю и исполнителю в первоочередном порядке.
8.2.2. Подлинник документа передается исполнителю, копии 
документа – соисполнителям. 
8.2.3. В случае, когда работа с находящимися на исполнении документами может быть на длительное время приостановлена либо прекращена (уход в отпуск, отъезд в длительную командировку, освобождение от замещаемой должности муниципальной службы и так далее), руководитель либо исполнитель обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы другому руководителю или исполнителю.
В случае отсутствия такого указания документы передаются в соответствующие структурные подразделения или Отдел.
Передача документов оформляется по акту.
8.2.4. Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции.
Бланки, используемые руководителями для написания резолюций, приведены в приложении к Инструкции № 10.
В случае, когда поручение дается двум или нескольким исполнителям, ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым (если не указано иное), остальные являются соисполнителями.
Ответственный исполнитель обеспечивает исполнение документа 
в целом, для чего проводит совещания, осуществляет сбор предложений 
и материалов от соисполнителей.
Соисполнители в равной степени ответственны за своевременное 
и качественное представление ответственному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и так далее).
8.2.5. Документ может иметь несколько резолюций (одного 
или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. 
При этом последующая резолюция не должна дублировать и противоречить первой.
	Допускается возможность повторного рассмотрения документа 
при изменении обстоятельств, имеющих значение для исполнения документа. О рассмотрении документа докладывается руководителю, подписавшему резолюцию, и руководитель имеет право дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей. 
8.2.6. Исполнение поручения завершается в форме:
подготовки проекта документа (правового акта, служебного (делового) письма, телеграммы и тому подобное);
проведения совещания и оформления протокола;
устного доклада автору поручения;
составления справки об исполнении документа;
иной формы по решению руководителя.
8.2.7. В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю проекта документа, исполнитель осуществляет подготовку проекта документа.
Форма проекта документа должна соответствовать его содержанию 
и компетенции руководителя, которому документ представляется на подпись. 
Проект документа должен быть подготовлен на основе полной и достоверной информации, содержать конкретные результаты исполнения, в необходимых случаях отражать сведения об информировании автора документа. К проекту документа прилагается подлинник документа, по итогам рассмотрения которого было дано поручение (при наличии).
Проект документа должен отвечать требованиям, установленным Инструкцией, а также законодательством Российской Федерации и края, и должен быть представлен руководителю на подпись в установленные сроки исполнения.
8.2.8. В случае если исполнение поручения завершается проведением совещания, на подлиннике документа, к которому дано поручение, исполнителем делается отметка, например:
Проведено совещание с участием заинтересованных сторон. Подписан протокол от 10 мая 2011 года № 70 (прилагается). В дело.

Дата	Подпись	                 И.О. Фамилия
	
8.2.9. В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю устного доклада, на подлиннике документа, к которому дано поручение, исполнителем делается отметка, например:

О ситуации по обеспечению повышения заработной платы работникам бюджетной сферы на 6,5% доложено 02 апреля 2011 года первому заместителю Губернатора края – председателю Правительства края И.О. Фамилия устно. В дело.
                                        
Дата	Подпись	                 И.О. Фамилия
	
8.2.10. В случае если исполнение поручения завершается составлением справки об исполнении, на подлиннике документа, к которому дано поручение, или на отдельном листе исполнителем кратко излагаются результаты исполнения документа, например:

Вопрос решен в результате разговора по телефону 249-00-00 
с начальником отдела по организационным вопросам Купцовым С.Н. 
На совещании будет присутствовать Сидоров К.М., заместитель начальника отдела. Сидоров К.М. включен в список участников совещания. Прошу документ направить в дело.

Дата	Подпись	              И.О. Фамилия

или

Информация принята к сведению. Дальнейшая подготовка проектов документов будет осуществляться с учетом данных, приведенных в письме.
Прошу документ направить в дело.

Дата	Подпись	                  И.О. Фамилия

8.2.11. В ходе исполнения поручения исполнитель может делать отметки на документе:
о дате поступления (если образовался интервал между временем поступления документа и временем его получения исполнителем);
о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и так далее);
о дате и результатах окончательного исполнения.
8.2.12. Проверка хода исполнения осуществляется руководителем 
до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке:
поручения, срок исполнения которых наступает на следующий год – 
не реже одного раза в год;
поручения, срок исполнения которых наступает в последующие месяцы текущего года – не реже одного раза в месяц;
поручения текущего месяца – каждые десять дней и за семь дней 
до истечения срока.
Организация дополнительного контроля осуществляется руководителем.
8.2.13. Документ считается исполненным:
после фактического выполнения поручения по существу 
и представления информации, справок, иных материалов и проектов документов;
после сообщения результатов рассмотрения документа автору документа, другим заинтересованным должностным лицам, органам, учреждениям и организациям;
при отсутствии дополнительных поручений на представленные документы или возврата документа на доработку.
8.2.14. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя:
краткие сведения об исполнении в соответствии с пунктами 
8.2.6–8.2.10 Инструкции;
слова «В дело»;
подпись руководителя, принимающего решение о снятии документа 
с контроля;
дату принятия решения о снятии документа с контроля и направлении его в дело.
Рекомендуется проставление отметки о списании в дело на первом листе документа в левом нижнем углу. 
8.2.15. Поручения, данные по письмам федеральных органов государственной власти, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, требующим ответа, по депутатским обращениям 
и запросам, представлениям, предостережениям, требованиям и протестам прокуратуры, запросам и предписаниям Счетной палаты края, снимаются 
с контроля должностным лицом, давшим поручение, т.е. Главой города.
8.2.16. Если по представленным проектам правовых актов, другим документам и материалам руководителем даны новые поручения, 
то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.
Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, 
не является основанием для снятия документа с контроля и признания 
его исполненным.

8.3. Исполнение поручений, содержащихся в правовых актах

	8.3.1. Исполнение поручений, содержащихся в правовых актах, подлежит контролю в случаях наличия в тексте правового акта:
	пункта (пунктов), содержащих поручение с указанием сроков  исполнения поручения (поручений);
	пункта о возложении контроля за выполнением правового акта в целом.
	8.3.2. Срок исполнения поручения, содержащегося в правовом акте, указывается в соответствующем пункте текста правового акта.
	Срок выполнения правового акта в целом определяется по сроку исполнения поручения, являющегося наиболее поздним в числе других поручений, предусмотренных в правовом акте.
	8.3.3. Изменение сроков исполнения поручений, данных в правовых актах, возможно только посредством принятия нового правового акта.
	8.3.4. Контроль исполнения поручений, содержащихся в правовых актах, осуществляет руководитель, которому дано поручение.

8.4. Исполнение поручений, содержащихся в протоколах заседаний, поручений, перечней поручений

8.4.1. Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний, в перечнях поручений считаются исполненными после представления ответственным исполнителем, исполнителем информации о выполнении, и снимаются 
с контроля руководителем, председательствовавшим на соответствующем заседании, давшим поручение, или осуществляющим контроль 
за исполнением протокола заседания, перечня поручений в целом.
8.4.2. Контроль за исполнением поручений, содержащихся 
в протоколах, перечнях поручений	осуществляет по распоряжению председательствующего ответственное должностное лицо.
8.4.3. Контроль за сроками исполнения поручений, содержащихся 
в протоколах, поручений, перечней поручений осуществляет по распоряжению председательствующего ответственное должностное лицо –секретарь совещательного органа или иное должностное лицо, на которое председательствующий возложил  обязанность по контролю за сроками  исполнения поручений, содержащихся в протоколах.

8.5. Сроки исполнения документов

8.5.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации – для входящей документации, от даты подписания (утверждения) – для внутренней документации, от даты отправки – для исходящей документации.
8.5.2. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены действующим законодательством, приложение к Инструкции №  21.
Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или тексте документа (служебного (делового) письма, протокола, правового акта и так далее).
8.5.3. Продление срока исполнения документа возможно по решению руководителя, установившего срок исполнения документа, на основании обоснованного письменного обращения исполнителя. Основанием для продления срока исполнения документа является, в том числе, направление запросов в государственный орган, орган местного самоуправления, организациям, должностным лицам, а также объективная невозможность исполнения документа в срок.
В случае продления срока исполнения документов, поступивших 
из федеральных органов власти, в обосновании продления указывается информация о согласовании срока исполнения с данными органами. 
Изменение документируется: проставляется новый срок исполнения, подпись руководителя, установившего первоначальный срок исполнения, 
при наличии объективных причин, изложенных исполнителем и дата принятия решения об изменении срока исполнения.

9. Документальный фонд Администрации города

9.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

9.1.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, и их передачу в архив.
9.1.2. В целях установления единой системы формирования дел ежегодно разрабатывается и утверждается номенклатура дел, представляющая собой систематизированный перечень наименований дел, образующихся в органе исполнительной власти края, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие 
все документированные участки, и вопросы деятельности Администрации города. 
9.1.3. Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение к Инструкции № 22).
Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного 
в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из номера структурного подразделения Администрации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел. 
В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). 
Заголовок дела – основная информационная характеристика, обеспечивающая оперативный поиск необходимой информации.  
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается в заголовке употребление неконкретных формулировок типа «разная переписка», «общая переписка» и тому подобное.
Заголовок дела состоит из ряда элементов. Часть элементов является обязательными, и располагаются они в следующей последовательности: 
название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (распоряжения, протоколы и так далее);
название адресата (для исходящей документации) или корреспондента (для входящей документации); 
краткое содержание документов дела.
При составлении заголовков также следует учитывать следующие требования:
в заголовках дел, содержащих переписку, необходимо указывать, 
с кем и по какому вопросу она ведется;
в заголовках дел, начинающихся с термина «документы», в конце заголовка в скобках необходимо указывать основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее);
в заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному).
В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению и другое.
9.1.4. Согласованная уполномоченным органом исполнительной власти края в области архивного дела номенклатура дел в последнем квартале текущего года утверждается Главой города и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 
Номенклатура дел согласовывается не реже чем раз в 5 лет, за исключением случаев существенного изменения полномочий (функций) и структуры Администрации города.

9.2. Формирование дел

9.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов 
в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формирование исполненных документов в дела осуществляется Отделом, в структурных подразделениях Администрации города лицом, ответственным за организацию и ведение делопроизводства
9.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;
раздельно группировать документы постоянного и временного срока хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дело только исполненные документы вместе 
с приложениями, указанными в тексте документа, при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать запись об их местонахождении;
группировать в дело документы одного календарного года, 
за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;
запрещается включать в дела черновые, неисполненные, неподписанные документы, копии документов и документы, подлежащие возврату;
по объему дело не должно превышать 250 листов.
9.2.3. Внутри дела документы должны располагаться так, чтобы 
они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов и корреспондентов.
9.2.4. Правовые акты Администрации города группируются в дела по их видам, в хронологическом порядке и по номерам с относящимися к ним приложениями. 
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по административно-хозяйственной деятельности, по отпускам и краткосрочным командировкам.
Протоколы заседаний совещательных органов, образованных правовыми актами, и документы к ним располагаются в хронологическом порядке и по номерам. В зависимости от специфики деятельности совещательного органа протоколы могут группироваться за весь период их работы. Документы к протоколам систематизируются по вопросам, рассматриваемым на заседании.
Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому 
они относятся, независимо от даты их получения или составления. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
При наличии служебных документов нескольких организаций, поступивших в разные сроки, и при условии, что вопросы по ним решены одним документом (например, правовым актом), обращения сначала группируются по корреспондентам, а затем внутри группы – в хронологическом порядке.
Обращения граждан и дополнительные материалы по их рассмотрению группируются в дела в хронологическом порядке, по номерам  
и (или) с учетом места жительства обратившегося гражданина. 
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту.
Документы по одному и тому же вопросу, поступившие 
и рассмотренные в течение календарного года, группируются в одно дело. При возобновлении переписки по истечении года  документы подшиваются 
в дело переписки текущего года с взаимными ссылками в электронных регистрационных карточках.
Переписка группируется, как правило, за календарный год 
и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.
Завершенные в делопроизводстве дела хранятся в органах исполнительной власти края, а затем должны быть подготовлены к передаче на постоянное хранение в краевое учреждение.
Подготовка документов к передаче предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей на оформленные дела.

9.3. Оформление и учет дел

9.3.1. В зависимости от сроков хранения документов Администрации города и структурных подразделений  проводится полное или частичное оформление дел.
9.3.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.
Полное оформление дел предусматривает:
подшивку и переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;
составление листа-заверителя дела;
внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела.
9.3.2.1. Подшивка и переплет дела
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола хлопчатобумажными нитками в твердую обложку из картона 
или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста 
всех документов. Если текст документов слишком близко подходит к краю листа, то к листу подклеивается полоска бумаги, за которую он подшивается. Документы большого формата должны быть подшиты за край и сложены 
так, чтобы их было легко развернуть. Не подлежат подшивке документы, имеющие особую историческую и (или) художественную ценность, а также документы, в результате подшивки которых затрудняется чтение текста, эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело.
Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием металлических скрепок, гребеночной и  обжимной переплетных машин.
При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В случае использования при переплете или подшивке дел электродрели, следует учесть, что сверло должно быть диаметром 2-2,5 мм.
Документы порванные, ветхие, пораженные плесенью и грибками, перед подшивкой должны подвергаться реставрации и дезинфекции. Запрещается склеивать порванные листы скотчем и силикатным клеем.
9.3.2.2. Нумерация листов дела
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме титульного листа, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Употребление чернил, шариковых ручек, фломастеров для нумерации листов запрещается.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются 
по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные 
и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист (формат A3, А2) разворачивается и нумеруется 
в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и тому подобное) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, табуляграммы и тому подобное), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Чистые листы и лист-заверитель не нумеруются.
9.3.2.3. Внутренняя опись документов дела
Для учета документов определенных категорий постоянного 
и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, распорядительные документы, протоколы, личные дела, лицевые счета и так далее), составляется внутренняя опись документов дела (приложение к Инструкции № 23). 
Внутренняя опись обязательно составляется на документы, которые 
не могут быть подшиты.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе 
по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем 
с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то подписанная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. 
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и так далее) эти изменения отражаются 
в графе «Примечание» внутренней описи со ссылками на соответствующие акты, и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.
9.3.2.4. Заверительная надпись дела
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (приложение к Инструкции № 24). Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа документа запрещается. 
В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).
В заверительной надписи оговариваются следующие особенности формирования и физического состояния дела:
наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;
номера листов с наклеенными фотографиями, вырезками из газет 
и прочее;
номера листов, на которых имеются рисунки, чертежи, диаграммы 
и прочее;
номера крупноформатных листов;
номера конвертов с вложениями (фотографии, буклеты, афиши 
и прочее) и количество вложенных в них листов;
номера поврежденных листов и тому подобное.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. 
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов 
и так далее) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой 
на соответствующий акт.
9.3.3. Обложка дела постоянного, временного хранения составляется 
и оформляется по установленной форме. Форма обложки приведена 
в приложении к Инструкции № 25. 
На обложке дела указываются: наименование органа местного самоуправления, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: 
наименование органа местного самоуправления указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое размещается в круглых скобках после полного наименования (при наличии); 
наименование структурного подразделения Администрации города – в соответствии с утвержденной штатной структурой; 
индекс дела – проставляется по номенклатуре дел Администрации города; 
заголовок дела – переносится из номенклатуры дел Администрации города (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другое). В случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Дата дела – указываются крайние даты дела арабскими цифрами: годы заведения и окончания дела.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если в дело включены документы (приложения и тому подобное), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается 
об этом запись: «в деле имеются документы за … год (ы)».
Количество листов в деле проставляется на обложке дела 
в соответствии с заверительной надписью. 
Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.
При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и передачи дел в архив органа исполнительной власти края.
На обложках дел временного срока хранения указывается только год.
Реквизит «срок хранения дела»: на делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно», на делах по личному составу – «Хранить 75 лет».
9.3.4. Частичному оформлению подлежат дела временного 
(до 10 лет включительно) срока хранения. При частичном оформлении допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела 
не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
9.3.5. Учет дел ведется в течение календарного года в журнале регистрации дел структурными подразделениями Администрации либо в электронной базе системы автоматизированного делопроизводства.
9.3.6. Журнал регистрации дел формируется в начале календарного года на основании номенклатуры дел. Возможно ведение журнала регистрации дел по форме в приложении к Инструкции № 26.
9.3.7. В журнал регистрации дел включается каждый том из состава многотомных дел и сформированные в отдельные тома приложения.
Порядковые номера дел ведутся в журнале регистрации дел в пределах календарного года.
9.3.8. На обложке дела также указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя, и сроки хранения дела. 
Номер дела состоит из индекса по номенклатуре дел.
9.3.9.  Составление описей дел
Опись дел – основной архивный справочник, раскрывающий состав 
и содержание дел, закрепляющий их систематизацию внутри фонда и учет. 
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
Описи дел составляются по установленной форме (приложение к Инструкции № 27) и представляются в краевое учреждение через два года после завершения дел в делопроизводстве.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения 
(в четырех экземплярах) и по личному составу (в трех экземплярах).
В опись дел постоянного хранения включаются также дела, сформированные из дел, имеющих отметку «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия).
Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы:
порядковый номер дела (тома) по описи;
индекс дела (тома);
заголовок дела (тома), полностью соответствующий его заголовку 
на обложке дела;
дата дела (тома);
количество листов в деле (томе);
срок хранения дела (для описи по личному составу).
При составлении описи соблюдаются следующие требования: 
систематизация дел в описи дел постоянного хранения соответствует их систематизации в номенклатуре дел;
систематизация дел в описи дел по личному составу осуществляется 
по номинальному признаку (то есть по виду документов) с учетом следующей последовательности: распорядительные акты по личному составу, списки личного состава, карточки по учету личного состава, личные дела (уволенных), лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером 
(если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись 
под самостоятельным номером); 
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; 
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения вносятся в опись полностью;
в начале каждого нового листа описи заголовок воспроизводится полностью;
для дел, состоящих из нескольких томов, каждому тому составляется уточняющий заголовок.
Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются 
в опись по дате заведения дела. В конце описи дел за последующие годы делается ссылка: «Документы за данный год см. также в описи за …… год, дело № ….…», которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года.
В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается  (цифрами и прописью) количество дел, включенных в данный раздел описи, первый и последний номера дел раздела описи, а при необходимости оговариваются литерные и пропущенные номера. Итоговая запись подписывается составителем раздела, с указанием его должности и даты составления описи. Если итоговая запись к описи не помещается на одном листе с описательными статьями дел, ее следует размещать на обороте последнего листа описи.

9.4. Уничтожение документов и дел 
с истекшими сроками хранения

9.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом 
о выделении документов к уничтожению (приложение к Инструкции  № 28).
9.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2007 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2011 года).
9.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела Администрации города и её структурных подразделений (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
9.4.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта 
о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии Администрации города одновременно).
9.4.5. Согласованные экспертной комиссией Администрации города акты утверждаются Главой города только после утверждения экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти края в области архивного дела описей дел постоянного хранения.
9.4.6. После утверждения Главой города актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Администрации проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от ……. № …....» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

9.5. Хранение и использование архивных документов

9.5.1. Документы, образовавшиеся в результате деятельности Администрации города, после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном действующим законодательством в сфере архивного дела, подлежат обязательной передаче на хранение в Архив.
Порядок подготовки и передачи дел на постоянное хранение 
и уничтожение дел, не подлежащих хранению, определяется законодательством Российской Федерации и края в области архивного дела.
Передача документов на постоянное хранение в Архив оформляется актом приема-передачи дел.
9.5.2. Архивные дела и документы предоставляются руководителям 
и исполнителям для работы в помещениях по месту их хранения 
или во временное пользование под подпись в журнале учета выдачи документов.
Руководители и исполнители несут ответственность за сохранность полученных документов. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.
9.5.3. Подлинники правовых актов Администрации города и приказов структурных подразделений для работы вне помещения их хранения не выдаются.
9.5.4. Ознакомление специалистов с архивными документами 
и делами, имеющими отметку конфиденциальности «Для служебного пользования», осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к работе с такими документами.
9.5.5. Копии находящихся на хранении документов предоставляются по письменным запросам.
9.5.6. Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с оставлением в деле копии документа и акта 
о причинах выдачи подлинника.

10. Изготовление, учет, использование и хранение 
печатей и штампов 

10.1. Печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
Штамп – устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и так далее.
10.2. Администрация города в своей деятельности применяет печати с изображением герба муниципального образования город Шарыпово Красноярского края. Гербовая печать Администрации города заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, определённых правовым актом. Перечень документов, в которых подлинность подписи должностного лица заверяется гербовой печатью Администрации города приведён в приложении к Инструкции № 29.
Кроме печати с изображением герба муниципального образования город Шарыпово Красноярского края в Администрации  могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов («Отдел кадров», «Для документов», «Для копий»), металлические выжимные печати для опечатывания помещений в случаях, установленных Инструкцией.
10.3. В Инструкции определяются виды и количество печатей и штампов, применяемых в деятельности, порядок их учета, хранения и уничтожения, в том числе порядок контроля за их использованием. 
10.4. Учет имеющихся в Администрации города печатей 
и штампов ведется в журнале учета печатей и штампов (форма приведена 
в приложении к Инструкции № 30) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются).
10.5. Выдача печатей и штампов специалистам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.
10.6. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Администрацией города, не допускается. 
10.7. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат уничтожению по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

	Приложение № 1
к Инструкции по делопроизводству	

Образец оформления акта

Администрация города Шарыпово 

Акт
приема и первичной обработки документов,
поступивших в Администрацию города Шарыпово

дата                                                                                                                  номер

Составлен: И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия.
Основание: постановление Администрации города Шарыпово 
от … № … «Об  утверждении Инструкции  по  делопроизводству в Администрации города Шарыпово и её структурных подразделениях».
При вскрытии конверта  (пакета) «__»  ____________ 20__ года, направленного ____________________________________________________
                             (указывается наименование организации-отправителя)

по почтовому адресу: 662314, г. Шарыпово, ул. Горького, 14а, на  имя ______________________________________________________________, 
(указывается наименование должности и ФИО)

обнаружено   отсутствие_____________________________________________
(указываются причины, послужившие основанием для составления акта,
_________________________________________________________________________________________________________________________________.
вид документа, наименование документа, его дата, номер)

Настоящий акт составлен в трех (двух) экземплярах:
первый экземпляр – направлен в адрес заявителя (корреспондента);
второй экземпляр – приложен к поступившему документу;
третий экземпляр – оставлен в Отделе.

Наименование должности                подпись                                 И.О. Фамилия
Наименование должности                подпись                                 И.О. Фамилия
Наименование должности                подпись                                 И.О. Фамилия

	Приложение № 2 
к Инструкции по делопроизводству	

Список
не подлежащей регистрации корреспонденции 

1. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы, открытки.
2. Приглашения на встречи, конференции и другие мероприятия (без сопроводительных писем).
3. Книги, газеты, журналы, обзоры печати, тематические периодические сборники и другие издания.
4. Рекламные материалы, проспекты.
5. Документы на иностранных языках без перевода.
6. Пакеты с пометкой «лично».
7. Судебные повестки.
8. Статистические отчеты, бюллетени, сборники, обзоры, формы статистической отчетности, информационные и справочные материалы.
9. Счета, квитанции, сметы, прейскуранты (без сопроводительных писем).
10. Прогнозы погоды.

	Приложение № 3 
к Инструкции по делопроизводству	

Примерная форма регистрационного штампа

	АДМИНИСТРАЦИЯ
города Шарыпово
Входящий № ____________
«____» ____________ 20__г.

	
ПРИЕМНАЯ
	Главы 	города Шарыпово
Вх № __________________
«____» ____________ 20__г.

	Приложение № 4
к Инструкции по делопроизводству
	
Журнал
учёта поступивших телеграмм, телефонограмм

№
п/п	Дата	Отправитель
	Адресат	Краткое 
содержание	Вид связи	Роспись в получении	
1	2	3	4	5	6	7	

Журнал
учёта отправленных телефонограмм

№
п/п	Дата	Адресат	Краткое 
содержание	Кто подписал	Ф.И.О. лица,
принявшего телефонограмму	
1	2	3	4	5	6	

Приложение № 5 
к Инструкции по делопроизводству	

Журнал
учёта поступивших факсограмм

№
п/п	Дата	Отправитель
	Адресат	Краткое 
содержание	Количество страниц	Роспись в получении	
1	2	3	4	5	6	7	

	Приложение № 6 
к Инструкции по делопроизводству	

Образец бланка постановления, распоряжения

Администрация города Шарыпово
город Шарыпово Красноярского края

ПОСТАНОВЛЕНИЕ (РАСПОРЯЖЕНИЕ)

	Приложение № 7 
к Инструкции по делопроизводству	

Образцы оформления постановлений, распоряжений Администрации города, приказов по структурным подразделениям

Администрация города Шарыпово
город Шарыпово Красноярского края

2 интервала

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

2 интервала

дата		№	

2-3 интервала

1 межстрочный интервал

 Об образовании конкурсной 
комиссии по проведению конкурсов 
в кадровый резерв 
Администрации города Шарыпово

1,25 см

2-3 интервала

левое поле 3 см

правое поле  1 - 1,5 см

 В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ 
«О государственной гражданской службе Российской Федерации», Указом Президента Российской Федерации от 01.02.2005 № 112 «О конкурсе 
на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации», руководствуясь статьёй 34 Устава города Шарыпово,
ПОСТАНОВЛЯЮ:

1 межстрочный интервал

1. Образовать на постоянно действующей основе конкурсную комиссию по проведению конкурсов в кадровый резерв Администрации города Шарыпово согласно приложению.
2.  Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Первого заместителя Главы города Шарыпово И.О. Фамилия.
3. Постановление вступает в силу в день, следующий за днем его официального опубликования в периодическом печатном издании «…» и подлежит размещению на официальном сайте Администрации города Шарыпово (www.gorodsharypovo.ru).

2-3 интервала

Глава города Шарыпово          	      подпись		              И.О. Фамилия

Нижнее поле 2 см

1 межстрочный интервал

	Приложение 
к постановлению Администрации города Шарыпово
от _______2017  № ______	

2-3 интервала

1 
межстрочный интервал

Состав конкурсной комиссии по проведению конкурсов в кадровый резерв Администрации города Шарыпово

левое поле 3 см

1 интервал

правое поле  1 - 1,5 см

И.О. Фамилия	–	Глава города Шарыпово, председатель комиссии
	
И.О. Фамилия	–	заместитель Главы города Шарыпово
	
И.О. Фамилия	–	должность
	
члены комиссии:			
И.О. Фамилия	–	начальник отдела по работе с обращениями граждан и управлению документацией Администрации города Шарыпово	

(Далее текст не приводится)

2-3 интервала

1 межстрочный интервал

Начальник юридического отдела Администрации города Шарыпово

		

Подпись	

И.О. Фамилия

	

нижнее поле не менее 2 см интервала

нижнее поле 2 см

Администрация города Шарыпово
город Шарыпово Красноярского края

2 интервала

РАСПОРЯЖЕНИЕ

2 интервала

дата		№	

2-3 интервала

1 межстрочный интервал

 Об образовании конкурсной 
комиссии по проведению конкурсов 
в кадровый резерв 
Администрации города Шарыпово

1,25 см

2-3 интервала

левое поле 3 см

правое поле  1 - 1,5 см

 В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ 
«О государственной гражданской службе Российской Федерации», Указом Президента Российской Федерации от 01.02.2005 № 112 «О конкурсе 
на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации», руководствуясь статьёй 34 Устава города Шарыпово:

1 межстрочный интервал

1. Создать комиссию по проведению конкурсов в кадровый резерв Администрации города Шарыпово согласно приложению.
2.   Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Первого заместителя Главы города Шарыпово И.О. Фамилия.
3. Распоряжение вступает в силу со дня подписания.

2-3 интервала

Глава города Шарыпово          	      подпись	                     И.О. Фамилия

	

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ

1 интервал

ПРИКАЗ

2 интервала

дата	г. Красноярск	номер	

2-3 интервала

1,25 см

левое поле 3 см

правое поле  1 - 1,5 см

	1. В соответствии со статьей 46 Федерального закона от 27.07.2004
№ 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», статьей 10 Закона Красноярского края от 09.06.2005 № 14-3538 «Об оплате труда лиц, замещающих государственные должности Красноярского края,
и государственных гражданских служащих Красноярского края» предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск:
	Фамилия И.О., ведущему специалисту отдела организации лекарственного обеспечения, на 7 календарных дней с 17 по 23 марта 2010 года с единовременной выплатой к ежегодному оплачиваемому отпуску;

1 межстрочный интервал

Фамилия И.О., главному специалисту отдела по лицензированию  
и контролю качества в сфере здравоохранения, на 20 календарных дней 
с 8 по 27 апреля 2010 года.
2. Приказ вступает в силу со дня подписания.

2-3 интервала

Министр здравоохранения
Красноярского края     			     подпись			    И.О. Фамилия

нижнее поле 2 см 

АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА ШАРЫПОВО

Горького ул., д. 14а, г. Шарыпово, 
Красноярский край, 662314
Факс: (39153) 2-12-54
Телефон: (39153) 2-11-90
http://www.gorodsharypovo.ru
E-mail: adm@gorodsharypovo.ru

_______________ № ________________
На № _____________________________	Приложение №  8 
к Инструкции по делопроизводству

Образец бланка письма	

      Образец оформления письма
	Приложение №  9
к инструкции по делопроизводству

АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА ШАРЫПОВО

Горького ул., д. 14а, г. Шарыпово, 
Красноярский край, 662314
Факс: (39153) 2-12-54
Телефон: (39153) 2-11-90
http://www.gorodsharypovo.ru
E-mail: adm@gorodsharypovo.ru

_______________ № ________________
На № _____________________________	
Заместителю Губернатора Красноярского края – заместителю председателя Правительства Красноярского края

И.О. Фамилия	
О представлении информации

Уважаемый          !

В соответствии с протоколом от 01.10.2010 № 158 и поручением 2.1 
«О ежеквартальном представлении  информации по разработке программы» направляю информацию о ходе исполнения.
Приложение: на 15 л. в 1 экз.

Глава города Шарыпово 	И.О. Фамилия	

Фамилия Имя Отчество
Номер телефона

АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА ШАРЫПОВО

Горького ул., д. 14а, г. Шарыпово, 
Красноярский край, 662314
Факс: (39153) 2-12-54
Телефон: (39153) 2-11-90
http://www.gorodsharypovo.ru
E-mail: adm@gorodsharypovo.ru

_______________ № ________________
На № _____________________________
	Руководителю 
финансового управления Администрации города Шарыпово
                   1 интервал
И.О. Фамилия  (между инициалами и фамилией 1 пробел)	
                   1 интервал
О направлении документов 
по делопроизводству

              3 интервала	Уважаемая …!

1,25 см или 5 печатных знаков
Направляем Вам для организации работы по совершенствованию делопроизводства копию постановления Администрации города Шарыпово от …….. года № …. «О совершенствовании делопроизводства в Администрации города Шарыпово и структурных подразделениях Администрации города Шарыпово», Методические рекомендации по оформлению документов в Администрации города Шарыпово и структурных подразделениях Администрации города Шарыпово.
Приложение: на 1 л. в 1 экз.

2-3 интервала

Глава города Шарыпово		    И.О. Фамилия	

Абашева Татьяна Алексеевна	(исполнитель в нижнем левом углу)
2-12-54
(подпись исполнителя)

	Приложение № 10
к инструкции по делопроизводству	

Образцы бланков резолюций

Глава города Шарыпово

И.О. Фамилия

Содержание резолюции.

          Подпись        И.О. Фамилия

дата
Регистрационный номер

Вид документа, наименование организации (должности), дата, регистрационный номер	
	
Глава города Шарыпово

И.О. Фамилия
И.О. Фамилия

Содержание резолюции.

             Подпись        И.О. Фамилия

дата
Регистрационный номер

Вид документа, наименование организации (должности), дата, регистрационный номер	

(Формат А4 либо А6)				(Формат А4 либо А6)	

	Приложение № 11
к инструкции по делопроизводству	

СОГЛАСОВАНИЕ
проекта постановления (распоряжения)
 
___________________________________________________________________________
(наименование вида правового акта)
___________________________________________________________________________

Разработчик проекта _______________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность)

Фамилия, инициалы визирующего проект	
Наименование должности	Дата поступления на согласование	Замечания*,
подпись и дата
согласования	

				

				

				

				

				

				

	Приложение № 12
к инструкции по делопроизводству	

Форма протокола (таблицы) разногласий

Протокол разногласий
по проекту ________________________________________________
                      (указывается вид правового акта, заголовок (краткое содержание)

Замечания ____________________ 
_______________________________ 
(указывается наименование структурного подразделения аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края, органа исполнительной власти края)	Возражения ____________________ 
_______________________________ 
(указывается наименование структурного подразделения аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края, органа исполнительной власти края, ответственного за подготовку правового акта)	
1.	1.	
2.	2.	
….	….	

Наименование должности

Подпись                     И.О. Фамилия
Дата	Наименование должности

Подпись                     И.О. Фамилия
Дата	

Фамилия Имя Отчество
Телефон исполнителя

	Приложение № 13 
к инструкции по делопроизводству	

Образец оформления списка рассылки

Список
рассылки документа (письма, телеграммы, протокола)
от «____» ___________20__ года № ______

Наименование органа, учреждения, организации	Наименование должности, ФИО	Почтовый адрес 	
Администрация 
г. Ачинска	Главе администрации 
г. Ачинска
Фамилия И.О.		
Администрация 
г. Норильска	Главе администрации 
г. Норильска
Фамилия И.О.		
Администрация Северо-Енисейского района	Главе администрации Северо-Енисейского района
Фамилия И.О.		
Администрация 
Туруханского района	Главе администрации Туруханского района
Фамилия И.О.		
ЗАО «Ванкорнефть»	Исполняющему обязанности генерального директора
Фамилия И.О.	Мира пр., 19
660049	

Наименование 
должности исполнителя	
Подпись	
И.О. Фамилия	

Дата

	Приложение № 14
к Инструкции по делопроизводству	

Образец оформления полного протокола

Администрация города Шарыпово Красноярского края

1  интервал

ПРОТОКОЛ
рабочего совещания

1-2 интервала

дата	г. Шарыпово	номер	

1-2 интервала

	

Председательствовал:	Фамилия И.О. – Глава города Шарыпово 	

1-2 интервала

Присутствовали: заместители Главы города  и начальники структурных подразделений Администрации города Шарыпово (список прилагается).

1-2 интервала

Повестка заседания:

1 межстрочный интервал

1. Об итогах размещения государственного заказа в 2010 году 
и о формировании государственного заказа на 2011 год.

1,25 см

Докладчик: И.О. Фамилия, наименование должности.
2. Об установлении цен (тарифов) на зерно на 2011 год.
Докладчик: И.О. Фамилия, наименование должности.

1-2 интервала

1. Слушали:

правое поле  1 - 1,5 см

	Об итогах размещения государственного заказа в 2010 году 
и о формировании государственного заказа на 2011 год.

левое поле 3 см

	С докладом выступил И.О. Фамилия. Текст доклада прилагается (приложение № 1).

1-2 интервала

Выступили:
	И.О. Фамилия, наименование должности – краткая запись выступления.
	И.О. Фамилия, наименование должности – краткая запись выступления.

1-2 интервала

Решили:
	1.1. 
         Ответственный:
         Срок:
	1.2.
Ответственный:
        	Срок:

1-2 интервала

2. Слушали:
	Об установлении цен (тарифов) на зерно на 2011 год.
	С докладом выступил И.О. Фамилия. Текст доклада прилагается (приложение № 2).

1 интервал

Выступили:
	И.О. Фамилия, наименование должности – краткая запись выступления.
	И.О. Фамилия, наименование должности – краткая запись выступления.

1 интервал

Решили:
	2.1.
         Ответственный:
         Срок:
 
	2.2. 
         Ответственный:
         Срок:

2-3 интервала

2-3 интервала

Фамилия Имя Отчество
Номер телефона

Образец оформления краткого протокола

Администрация города Шарыпово Красноярского края

1 интервал

ПРОТОКОЛ
заседания комиссии

1- 2 интервала

дата	г. Шарыпово	номер	

1- 2 интервала

Председательствовал:	Фамилия И.О. –Глава города Шарыпово, председатель комиссии	

1-2 интервала

Присутствовали:
1.	Фамилия
Имя Отчество	–	наименование должности	
2.	Фамилия
Имя Отчество	–	наименование должности	
3.	Фамилия
Имя Отчество	–	наименование должности	

1-2 интервала

Повестка заседания:
Об исполнении поручений, данных по итогам совещания от 07.02.2011.

1-2 интервала

Решили:

1. Представить доработанный и согласованный план.            Ответственный:

2-3 интервала

            Срок:

	

	Приложение № 15 
к инструкции по делопроизводству	

Образец оформления поручения 

Поручение № 

1  интервал

________________________________________________
(наименование должности, инициалы и фамилия лица, выдавшего поручение)

1-2  интервала

1,25 см

Основание поручения: 
инициативное

1 межстрочный интервал

	Кому:
	Фамилия И.О. – наименование должности
	Фамилия И.О. – наименование должности

правое поле  1 –  1,5 см

1-2  интервала

левое поле 3 см

	Содержание поручения:
Представить предложения …

1-2  интервала

Дата выдачи поручения: дата.

1-2  интервала

	Форма представления отчета о поручении:
докладная записка

1-2  интервала

Срок исполнения: дата.

1  интервал

Отметка о снятии с контроля:

	Дата снятия с контроля:

	Приложение № 16 
к инструкции по делопроизводству	

Образец оформления перечня поручений 
по итогам рабочей поездки (рабочей встречи)

УТВЕРЖДАЮ
                                                                 _______________________________
(наименование должности лица, выдавшего поручения)
Подпись                         И.О. Фамилия
Дата

1-2  интервала

ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ № 
__________________________________
(наименование должности лица, выдавшего поручение)
по итогам ____________________________
                                   (наименование мероприятия)

1 интервал

Дата		г. Шарыпово	

1  интервал

1 интервал

I. Посещение …

1,25 см

1 межстрочный  интервал

	1. Рассмотреть ...
Ответственный: Фамилия И.О.
Срок: дата.

правое поле  1 – 1,5 см

левое поле 3 см

2. Обеспечить ...
Ответственный: Фамилия И.О.

1 интервал

Срок: дата.

II. Посещение …

1. Разработать ...
	Ответственные: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.
Срок: дата.

Фамилия Имя Отчество
Телефон исполнителя

Образец оформления выписки из перечня поручений 

УТВЕРЖДАЮ
                                                                 _______________________________
(наименование должности лица, выдавшего поручения)
Подпись                         И.О. Фамилия
Дата

ВЫПИСКА   ИЗ   ПЕРЕЧНЯ   ПОРУЧЕНИЙ   № 
________________________________________________
(наименование должности лица, выдавшего поручение)
по итогам ____________________________
                                   (наименование мероприятия)

Дата		г. Шарыпово	

1. Проработать вопрос ...
Ответственные: Фамилия И.О., Фамилия И.О.
Срок: дата.

2. Представить предложения ...
Ответственные: Фамилия И.О., Фамилия И.О.
Срок: дата.

3. Представить ...
Ответственные: Фамилия И.О., Фамилия И.О.
Срок: дата.

Образец оформления перечня поручений оперативного совещания 

		УТВЕРЖДАЮ
Глава города Шарыпово	
		
Подпись                                     И.О. Фамилия	
		Дата	

1  интервал

1 межстрочный интервал

П Е Р Е Ч Е Н Ь  П О Р У Ч Е Н И Й   №
_________________________________
(наименование должности лица, выдавшего поручение)
по итогам оперативного совещания Администрации города Шарыпово

1-2 интервала

	Дата		

1-2  интервала

правое поле  1– 1,5 см

левое поле 3 см

Номер	Содержание	Ответственный	Срок	
001	Представить информацию …
	Фамилия И.О.	дата	
002	Подготовить …
	Фамилия И.О.	дата	
004	Представить предложения …
	Фамилия И.О.	дата	
007	Организовать работу … 
	Фамилия И.О.
Фамилия И.О.	дата	
008	Представить предложения ..
	Фамилия И.О.
Фамилия И.О.
	дата	
009	Обеспечить …
	Фамилия И.О.	дата	

Фамилия Имя Отчество
Телефон исполнителя

		

	Приложение № 17
к инструкции по делопроизводству	

не менее 8 см

Образцы оформления телеграмм
Дата
Слов	Плата	
ТЕЛЕГРАММА

из Шарыпово

№ 788233/___________

______сл.______го______час._____мин.	ПЕРЕДАЧА:	
	
руб.	
коп.		
_____го_____час._________мин

№ связи___________

Передал___________	
					
Итого:
Принял					

Принял________________			
		Служебные отметки		

	СХЕМА ТРИСТА ШЕСТЬДЕСЯТ ДВА	

2-3 интервала

УВАЖАЕМЫЙ…………………….ВСКЛ

правое поле 1 – 1,5 см

1,5 
межстрочных интервала

ПРОШУ СРОК ДО ПЯТОГО ДЕКАБРЯ ПРЕДСТАВИТЬ ИНФОРМАЦИЮ ПОЛУЧЕННЫХ СРЕДСТВАХ КРАЕВОГО БЮДЖЕТА, ВЫПЛАЧЕННЫХ ОТПУСКНЫХ РАБОТНИКАМ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ. Регистрационный номер

2-3 интервала

		                  		 

Глава города Шарыпово	Подпись	И.О. ФАМИЛИЯ	

Фамилия Имя Отчество
Номер телефона

нижнее поле 2 см

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ
Дата

Слов	Плата	
ТЕЛЕГРАММА

из Красноярска

N 788233/___________

______сл.______го______час._____мин.	ПЕРЕДАЧА:	
	
руб.	
коп.		
_____го_____час.____мин

№ связи___________

Передал___________	

не менее 8 см

Итого:
Принял					

Принял________________			
		Служебные отметки		

1 
межстрочный интервал

	МОСКВА 
УЛ БОЛЬШАЯ ГРУЗИНСКАЯ 4/6
МИНИСТРУ ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФАМИЛИЯ	

2-3 интервала

УВАЖАЕМЫЙ…………………….ВСКЛ

правое поле 1 –  1,5 см

1,5 
межстрочных интервала

2-3 интервала

левое поле 3 см

ОБРАЩАЮСЬ ВОПРОСУ КРАЙНЕ ТЯЖЕЛОГО ПОЛОЖЕНИЯ ВЫПОЛНЕНИЕМ МЕРОПРИЯТИЙ ПОДГОТОВКЕ ПОЖАРООПАСНОМУ СЕЗОНУ 2017 ГОДА. ЦЕЛЯХ ПРИОБРЕТЕНИЯ НЕОБХОДИМОГО ОБЪЕМА АВИАЦИОННОГО ТОПЛИВА, СВОЕВРЕМЕННОГО ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРОВ АРЕНДЫ ВОЗДУШНЫХ СУДОВ ПРОВЕДЕНИЯ АВИАЛЕСООХРАННЫХ РАБОТ, ТАКЖЕ УЧИТЫВАЯ ИМЕЮЩИЕСЯ ПЕРВЫЕ ОЧАГИ ВОЗГОРАНИЙ ЛЕСАХ ЮЖНЫХ РАЙОНОВ КРАЯ ПРОШУ ВАС ПРИНЯТЬ МЕРЫ ВЫДЕЛЕНИЮ СРЕДСТВ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА ПОГАШЕНИЕ ЗАДОЛЖЕННОСТИ КРАСНОЯРСКОЙ БАЗЕ АВИАЦИОННОЙ ОХРАНЫ ЛЕСОВ. Регистрационный номер

ГЛАВА ГОРОДА ШАРЫПОВО	Подпись	И.О. ФАМИЛИЯ	

Фамилия Имя Отчество
Номер телефона

нижнее поле 2 см

			Приложение № 18
к Инструкции по делопроизводству	

Образец оформления акта
   
УТВЕРЖДАЮ      			                                                             Первый Заместитель 
Главы города Шарыпово
Подпись    И.О. Фамилия 
Дата                                                                   				

О проверке сохранности
документов в отделе экономики 
и планирования
	  
     	Основание: распоряжение Администрации города Шарыпово  от  12.01.2017 № 1 «О проведении проверки документов».
Составлен комиссией:
    	Председатель:   должность   И.О. Фамилия.
Члены комиссии: 1. Должность И.О. Фамилия;
                                       2. Должность  И.О. Фамилия.
В период с _______ по _______ 2017 года  проведена  проверка      организации и условий хранения документов в отделе экономики и планирования Администрации города.
Документы хранятся в делах,  сформированных в соответствии  с      номенклатурой.
           Фактов гибели,  утраты,  порчи  или  незаконного  уничтожения      документов не установлено.
           Комиссия рекомендует предоставить специальное  помещение  для      архива, оборудовав его стеллажами.
           Составлен в двух экземплярах:
           1-й экз. направлен в отдел экономики и планирования;
           2-й экз. - в дело № 1-11.
           Приложение: замечание Петрова А.С. на 2 листах в 2 экз.
           
Председатель комиссии          подпись                                          И.О. Фамилия

Члены комиссии                      подпись                                            И.О. Фамилия
					              
                                               подпись	                                     И.О. Фамилия

Приложение № 19
к Инструкции по делопроизводству	
      
Образец оформления докладной (служебной) записки

	Заместителю Главы города Шарыпово
Фамилия И.О.	

Докладная записка
          25.01.2011
   
О выделении помещений

          		Текст

      Должность                             подпись                                    И.О. Фамилия

Приложение № 20
к Инструкции по делопроизводству	

Образец оформления справки
   
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА ШАРЫПОВО

Горького ул., д. 14а, г. Шарыпово, 662314
Факс: (39153) 2-12-54
Телефон: (39153) 2-11-90
http://www.gorodsharypovo.ru
E-mail: adm@gorodsharypovo.ru

_______________ № ________________
На № ____________________________

Адресат	

Справка
   
           Иванов Иван Иванович работает в отделе экономики и планирования Администрации города Шарыпово с 2000 года.
           Дана для  представления  в   Управление  социальной   защиты      населения Администрации города Шарыпово.

Должность                               подпись                                            И.О. Фамилия

Приложение № 21
к Инструкции по делопроизводству	

Типовые сроки исполнения документов

№
п/п	Категория документов 	Сроки исполнения	
1	2	3	
1	Поручения Губернатора края, Правительства края, включая поручения, содержащиеся в постановлениях, распоряжениях, протоколах заседаний и совещаний, с конкретной датой исполнения	к  указанному сроку	
2	Поручения Губернатора края, Правительства края, включая поручения, содержащиеся в постановлениях, распоряжениях, протоколах заседаний и совещаний, без  указания конкретной даты исполнения,  но имеющие пометки:
«срочно»;
«оперативно»;
остальное	

в 3-дневный срок
в 10-дневный срок
30 дней	
3	Обращения депутатов	безотлагательно; при необходимости получения дополнительных материалов – не позднее 30 дней	
4	Письма - запросы министерств края, управлений, агентств, комитетов и т.д. с конкретной датой исполнения	к  указанному сроку	
5	Протест прокурора	в указанный срок,
если срок не указан – не позднее 10 дней	
6	Представление прокурора	30 дней	
7	Постановление и распоряжения Администрации города	к указанному в них сроку	
8	Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Администрации города	к указанному в них сроку	
9	Согласование проектов правовых актов Администрации города	не более 2 рабочих дней, объемом более пяти листов – не более 5 рабочих дней	
10	Служебная корреспонденция, в том числе:
телеграммы, требующие срочного решения
телеграфные и телефаксные запросы	30 дней 
до 2 дней 
в течение 3 дней
	
11	Обращения граждан	30 дней

Приложение № 22 
к Инструкции по делопроизводству	

Форма номенклатуры дел 

Администрация города Шарыпово

Номенклатура дел
__________№_________
_____________________
           (место составления)
На _______________ год	Утверждаю
Глава города Шарыпово

_______________ И.О. Фамилия
Дата	

Индекс дела 	Заголовок дела 
(тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню 	Примечание 	
1	2	3	4	5	

Начальник отдела 
Администрации города Шарыпово	
   Подпись	                      И.О. Фамилия  	

Дата

Согласовано
Протокол ЭПК архивного
агентства Красноярского края
от _______20___ № ______		

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _________ году в Администрации города Шарыпово

По срокам хранения 	Всего	В том числе:	
		переходящих	с отметкой «ЭПК»	
1 	2 	3 	4 	
Постоянного				
Временного (свыше 10 лет)				
Временного (до 10 лет включительно)				
Итого:				

Начальник отдела 
Администрации города Шарыпово	

Подпись	          	          И.О. Фамилия 	

Дата

	Приложение № 23
к Инструкции по делопроизводству	

Внутренняя опись

документов дела № _______________

№ п/п	Индекс   
документа	Дата    
документа	Заголовок    
документа	Номера 
листов дела	Примечание	
1	2	3	4	5	6	

Итого ________________________________________________ документов,
                                                                    (цифрами и прописью)
    
количество листов внутренней описи _______________________________.
                                                                     (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись документов дела	    

Подпись	

И.О. Фамилия	

Дата

	Приложение № 24
к Инструкции по делопроизводству	

Лист–заверитель дела № ___________

В деле подшито и пронумеровано ____________________________лист (ов),
                                                                             (цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов ___________________________________________;
пропущенные номера листов ________________________________________
+ листов внутренней описи ________________________________________ .

Особенности физического состояния 
и формирования  дела	Номера листов	
1	2	

Наименование должности 	Подпись	И.О. Фамилия	

Дата

	Приложение № 25
к Инструкции по делопроизводству	

Форма обложки дела 
постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения

Наименование краевого архивного учреждения

Наименование органа местного самоуправления

Дело № ___ Том № ___

__________________________________________________________________ 
__________________________________________________________________ 
__________________________________________________________________ 
__________________________________________________________________ 
___________________________________________________________________ (Заголовок дела)

___________________________________________________________________ 
(Крайние даты)
	
	За ___________ год
На ________ листах
Хранить __________

	Приложение № 26
к Инструкции по делопроизводству	

Форма журнала регистрации дел

Дата заведения дела	Номер дела	Заголовок дела	Сдано в архив	
	индекс подразделения	порядковый номер дела		номер тома	Количество листов	
1	2	3	4	5	6	

	Приложение № 27
к Инструкции по делопроизводству	

ОПИСЬ ДЕЛ

Наименование органа местного самоуправления	Утверждаю 
Глава города

Подпись                 И.О. Фамилия
Дата	

Фонд № Р- …
Опись № … 
дел постоянного срока хранения 
за … год 

№
п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание	
1	2	3	4	5	6	

В данный раздел описи внесено … (…) дел с № … по № … в том числе:
литерные – 
пропущенные – 

Наименование должности	Подпись	И.О. Фамилия	

Наименование органа местного самоуправления	Утверждаю
Глава города

Подпись                 И.О. Фамилия
Дата

Фонд № Р-…
Опись № … 
дел по личному составу 
за … год 

№
п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок 
хранения	Кол-во листов	Примечание	
1	2	3	4	5	6	7	

							

							

В данный раздел описи внесено … (…) дел с № … по № … в том числе:
литерные – 
пропущенные – 

Опись составил:

Наименование должности
	Подпись	И.О. Фамилия	
Начальник отдела кадров	Подпись	И.О. Фамилия	

	Приложение № 28
к Инструкции по делопроизводству	

Форма акта о выделении документов к уничтожению

Администрация города Шарыпово
                 
Акт

______________ № ___________               
____________________________
                        (место составления)                    

о выделении к уничтожению  
документов, не подлежащих                  
хранению	Утверждаю
Глава города Шарыпово

Подпись                          И.О. Фамилия
Дата	

На основании _______________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием    сроков их хранения)
___________________________________________________________________
отобраны   к   уничтожению  как  не  имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №_________________
                                                                                                           (название фонда)

№ 
п/п	Заголовок
дела или
групповой
заголовок
дел	Дата  
дела или
крайние 
даты дел	Номера
описей	Индекс дела 
по номенклатуре или
№ дела по  
описи	Кол-во
дел	Сроки  
хранения 
дела   
и номера 
статей по
перечню	Примечание	
1	2	3	4	5	6	7	8	

Итого ______________________________ дел за ____________________ годы
                             (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ________________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ___________________________________
                                                                                          (наименование архивного учреждения)
(протокол от ___________________________ № ___________________)

Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов                                Подпись                         И.О. Фамилия
Дата
Согласовано
Протокол ЦЭК (ЭК)
от … № …

Документы в количестве _________________________________________ дел,
                                                                                                 (цифрами и прописью)
весом _______________________ кг сданы в ____________________________
                                                                                        (наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________ №___________

Наименование должности специалиста 
Администрации города,
сдавшего документы                                Подпись                            И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности специалиста
Администрации города,
внесшего изменения в учетные 
документы                                                 Подпись                            И.О. Фамилия

Дата

Приложение № 29
к Инструкции по делопроизводству

Перечень документов, 
в которых подлинность подписи должностного лица заверяется гербовой печатью Администрации

1. Акты (сверок, приема - передачи,  приема  выполненных  работ, ввода в эксплуатацию объектов жилищно-гражданского назначения и т.д.)
2. Гарантийные письма.
3. Доверенности   (на   получение   товарно - материальных   ценностей, представление интересов Администрации, ведение дел в арбитражном суде и т.д.).
4. Договоры (контракты, соглашения) (о приёме на работу,   материальной  ответственности,  совместной деятельности, производстве работ и т.д.), Приложения и Протоколы разногласий к ним.
5. Документы по материальному ущербу (от стихийных бедствий, последствий чрезвычайных ситуаций)
6. Заявки, задания (на проектирование объектов,  капитальное      строительство и т.п.).
7. Индивидуальные сведения о застрахованных лицах (о трудовом стаже, заработке, доходах, начисленных взносах в ПФР) и пояснительные записки к ним.
8. Кассовые планы и расчёты к ним.
9. Командировочные удостоверения.
10. Образцы  оттисков  печатей  структурных подразделений  Администрации,      подписей работников Администрации города, имеющих право совершения финансово - хозяйственных операций.
11. Описи документов, передаваемых работодателем в Пенсионный фонд России.
12. Отчёты (по личному составу, об объёмах полученного топлива, по мобилизационной работе (Ф-4, Ф-5), об объёмах топливно-энергетических ресурсов для выполнения заданий мобилизационного плана, по бронированию, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям), направляемые в вышестоящие организации.
13. Планы (гражданской обороны города, мобилизационной подготовки, основных мероприятий и т.д.),  направляемые в вышестоящие организации.
14. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные, на получение и перевод валюты и т.д.).
15. Претензии.
16. Программы развития (целевые, отраслевые, городские)
17. Расчёты (по авансовым платежам, дополнительных расходов по мобилизационным мероприятиям)
18.Расчётные ведомости по средствам фонда социального страхования. 
19. Реестры (чеков,  бюджетных  поручений, сведений о доходах физических лиц и т.д.).
20. Свидетельства  о государственной регистрации юридических и физических лиц.
21. Сводная ведомость форм документов СЗВ-3, передаваемых в Пенсионный фонд России.
22. Сметы расходов.
23. Справки (о  выплате  страховых  сумм,  о  начисленной  и      причитающейся заработной плате, о доходах, на получение ссуды и т.д.).
24. Страховые полиса
25. Структуры и штатная численность.
26. Титульные списки.
27. Трудовые книжки
28. Удостоверения Администрации города.
29. Уставы организаций
30. Ходатайства.
31. Штатные расписания и изменения к ним.
32. Нормативные правовые акты Администрации.

	Приложение № 30
к Инструкции по делопроизводству	

Форма журнала учета печатей и штампов

№ 
п/п	Оттиск  
печати  
(штампа)	Наименование
печати   
(штампа)	Дата    
получения 
печати   
(штампа) от
изготовителя	Предприятие-   
изготовитель,  
дата и №     
сопроводительного
документа	Кому выдана  
(должность,  
подразделение)	Роспись   
работника	Дата возврата  
печати	Роспись    
специалиста	Дата уничтожения
печати	Дата,   
номер акта	
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11